Eine perfekte Grafik sagt dem Team: fertig, bitte nichts mehr anfassen. Eine wackelige Linie sagt: Sag, was fehlt. Deshalb begleite ich Change Management im Product Management mit visuellen Notizen — und beantworte hier die Fragen, die mir zum Sketchnotes Kurs am häufigsten gestellt werden.
Hinweis: Die Kurs-Links in diesem Text sind Affiliate-Links zu Kursen, die ich selbst im PM-Alltag nutze. Wenn du darüber buchst, bekomme ich eine Provision — für dich ändert sich am Preis nichts. So finanziert sich dieses Tagebuch.
Wozu braucht Change Management überhaupt visuelle Notizen?
Weil Text allein weder Logik noch Stimmung transportiert, sobald er in Achtpunkt-Schrift auf eine Folie gepresst wird.
Laut Kalender sitze ich 62 Prozent meiner Arbeitswoche in Meetings. Das ist kein Flex, das ist ein Hilferuf — und meine eigenen Protokolle kann ich trotzdem irgendwie nicht mehr lesen.
In Change-Prozessen wird das teuer. Wenn Stakeholder nicht sehen, warum sich die Team-Struktur ändert, wächst der Widerstand, ganz gleich, wie sauber die Argumente im Dokument stehen.
Meine Entscheidung fiel deshalb auf den Sketchnotes Kurs. Er zielt auf Meeting-, Projekt- und Lernnotizen statt auf schöne Schrift, und genau das brauche ich als PM.
Muss ich dafür zeichnen können?
Nein. Das visuelle Alphabet nach Gray kommt mit fünf Grundelementen aus: Punkt, Linie, Kreis, Dreieck, Viereck. Damit stelle ich Abhängigkeiten dar, für die eine Folie drei Absätze braucht. Ein simpler Container um ein Problem sagt oft mehr als jede Aufzählung.
Perfektion ist im Change sogar ein strategischer Fehler. Eine glatte, digital polierte Grafik signalisiert: abgeschlossen, Widerspruch zwecklos. Das erzeugt genau den Widerstand, den man loswerden will.
Meine Regel dazu: Bevor ich eine Skizze zeige, frage ich mich, ob jemand im Raum noch etwas darin ändern könnte. Lautet die Antwort nein, ist sie zu glatt. Die Leute widersprechen eher, wenn das Bild aussieht, als ließe es sich ausradieren.
Wer perfekte Buchstaben will, wird vom Kurs übrigens enttäuscht sein. Die Bildsprache ist funktional, nicht dekorativ — für mich der ganze Punkt.
Der erste brauchbare Fineliner war ein geliehener, von Matthias, meinem Nachbarn ein Stockwerk tiefer.
Die Posca-Tupfer, mit denen ich Entscheidungen markiere, spiegeln unter dem Neonlicht im Großraumbüro nicht. Sie sitzen matt auf der Seite und fallen trotzdem sofort auf.
Confluence-Vorlagen: der Umweg, der nichts brachte
Zuerst habe ich es mit Bordmitteln versucht.
Vorgefertigte Meeting-Vorlagen in Confluence kopiert, brav ausgefüllt, gespeichert. Danach: nichts gefunden. Die Felder waren voll, die Seiten inhaltlich leer.
Eine Vorlage fragt nach Feldern, nicht nach Gewicht. Alles sieht gleich wichtig aus, und dann ist eben nichts wichtig.
Im Sprint-Review will unser Designer meine Notizseite abfotografieren — nicht das Protokoll aus dem Wiki, sondern die Seite mit den krakeligen Kästen.
Mein Test seither: Ich lege die Seite jemandem hin, der nicht im Meeting war, und frage nur, was entschieden wurde. Findet er die Antwort ohne Rückfrage, hat die Seite funktioniert. Wenn nicht, war sie zu voll.
Eine Brücke reicht, wenn die Fronten verhärtet sind
Der Stakeholder-Call zur Verteilung der technischen Ressourcen ist verfahren. Die Fronten stehen, das Team wartet ab.
Plötzlich geht es nicht mehr um Befindlichkeiten, sondern um die Mechanik einer Brücke. Ich habe kein Kunstwerk gemalt, nur zwei Inseln verbunden: links die alten Silos, rechts der neue Shared-Service-Ansatz. Wie breit muss die Brücke sein? Wer darf rüber? Ein Problem, an dem wir uns wochenlang die Zähne ausgebissen hatten, bekommt Kontur.
Die Metapher trägt, weil sie Funktion zeigt und nichts beschönigt. Genau das übt der Sketchnotes Kurs: Funktion vor Schönschrift.
Meine Faustregel: Dreht sich die Diskussion im Kreis, zeichne ich zwei Zustände und das, was dazwischen liegt.
Bringt das auch etwas bei Stakeholder-Interviews?
Maximilian Dürr, Junior PM bei einem anderen SaaS-Unternehmen, fragt per Nachricht, ob Icons statt Wortprotokoll nicht Information kosten. Er bringt gern Vergleichsfälle aus anderen Firmen mit, und hier will er wissen, wie das gegen ein wörtliches Transkript besteht.
Ein Transkript ersetzt es nicht. Bei meinen Stakeholder Interviews halte ich pro Antwort ein Icon und ein Stichwort fest. Der Kurs nennt das Dual Coding, also Wort und Bild gleichzeitig verarbeiten. Ich finde Details später schneller wieder, weil ein kleines, hässliches Icon daneben steht.
Der Gegencheck: Sehe ich später nur das Icon, muss ich noch wissen, wer es gesagt hat. Klappt das nicht, war das Symbol zu vage.
Das schiefe Fass Bier einfach stehen lassen
Natürlich klappt nicht alles. Beim ersten Mal, als ich im Stakeholder-Call live mitzeichne, zittern mir die Finger. Mein Symbol für Datenbank sieht aus wie ein schiefes Fass Bier.
Seitdem gilt: Ein missglücktes Symbol wird nicht überzeichnet, sondern beschriftet. Das Wort daneben rettet jedes Fass.
So lassen sich auch Konflikte in Meetings entschärfen. Der Stakeholder lacht, die Stimmung lockert sich, und wir klären das Thema. Die menschliche Note nimmt der Runde die Schärfe.
Analog bleiben, digital mit Grund
Ich bleibe meistens beim Papier, weil es mich zwingt, fokussiert zu bleiben. Erste Entwürfe für einen Ablauf entstehen manchmal auf einer Bank in Planten un Blomen, ohne Bildschirm in Reichweite und ohne Undo-Taste.
Wenn ich doch digital arbeite, etwa um eine Produktvision zu visualisieren, verführt das Tablet zu Perfektionismus. Genau den will ich eigentlich vermeiden.
Wer den Sprung aufs iPad wagt, findet im Digital Lettering Kurs eine solide Ergänzung. Der Kurs ist komplett auf Procreate und Apple Pencil zugeschnitten, iPad und Pencil sind also Voraussetzung. Tipps speziell zum Handaufbau von Sketchnotes fehlen dort.
Papier, wenn du live im Meeting sitzt und der Blick beim Team bleiben soll. iPad, wenn du ohnehin in Procreate arbeitest und die Notizen anschließend weiterverwenden willst.
Klein anfangen: ein Kreis, ein Pfeil, ein Viereck
Für mich als PM im Hamburger SaaS-Umfeld ist Sketchnoting kein Hobby. Es ist eine Überlebensstrategie gegen die Informationsflut, und es macht Change-Prozesse begreifbar — im wahrsten Sinne des Wortes.
Wer merkt, dass die eigenen Protokolle in der Bedeutungslosigkeit verschwinden, fängt am besten mit einem Kreis, einem Pfeil und einem Viereck an. Es muss nicht schön sein. Es muss nur funktionieren.