Der eine Kollege tippt im Meeting jedes Wort mit, das fällt; der andere zeichnet einen Kasten und einen Pfeil und hat in der Retro trotzdem mehr behalten. Zwischen diesen beiden Polen bewegt sich die Frage, die mir seit Monaten nicht mehr aus dem Kopf geht: Schließen sich aktives Zuhören und Sketchnotes gegenseitig aus, oder ist das nur ein Vorurteil aus der Schulzeit, als Malen und Mitschreiben getrennte Fächer waren? Für mich als Product Manager im SaaS-Alltag mit mehr Meetings als Fokuszeit ist das keine akademische Frage, sondern eine Frage der Produktivität — visuelle Notizen sollen das Zuhören tragen, nicht davon ablenken.
Gisa, unsere UX Lead vom Nachbartisch, zweifelt jedes neue Tool laut an, bevor sie ihm überhaupt eine Chance gibt. Sketchnotes waren für sie erst einmal nur "noch ein Ding, das nach zwei Wochen im Schrank verschwindet". Recht hatte sie damit öfter, als mir lieb ist; nur bei dieser Technik eben nicht.
Aktives Zuhören ist die eigentliche Technik, nicht das Zeichnen
Was beim Sketchnoten wirklich zählt, ist nicht die Linienführung, sondern die Filterung. Aktives Zuhören heißt hier: nicht jedes Wort aufnehmen, sondern gezielt danach hören, was Struktur hat — wo widerspricht jemand einer Aussage, wo entsteht eine Entscheidung, wo taucht derselbe Name zum dritten Mal auf. Genau diese Auswahl passiert beim Sketchnoten fast von selbst, weil schlicht keine Zeit bleibt, alles mitzuschreiben.
Der Effekt kehrt sich dabei um, verglichen mit klassischem Protokollieren. Wer wortwörtlich mittippt, hört oft nur oberflächlich zu — die Finger arbeiten, der Kopf läuft im Autopilot. Wer dagegen entscheiden muss, ob ein Gedanke einen eigenen Kasten verdient oder nur eine Pfeilspitze an einen bestehenden bekommt, hört zwangsläufig genauer hin. Das ist im Kern das, was Aktives Zuhören beschreibt: nicht mehr Aufmerksamkeit im Allgemeinen, sondern eine, die auf Bedeutung statt auf Wortlaut zielt.
Diese Art des Filterns lässt sich nicht abkürzen. Es gibt keinen Trick, der das Zuhören überspringt und trotzdem brauchbare Notizen produziert — dafür musste erst ein ziemlich unbrauchbares System scheitern, aber dazu gleich mehr.
Muss ich zeichnen können, um anzufangen?
Eine Leserin hat mir kürzlich geschrieben und wollte wissen, ob sie ganz ohne Vorerfahrung im Kundenprojekt mit Sketchnotes anfangen kann. Sina Gottwald, Unternehmensberaterin, vergleicht in ihrer Nachricht praktisch jede neue Technik zuerst mit Post-its — was fair ist, denn Post-its funktionieren ja auch ohne Zeichentalent.
Kein Zeichentalent ist nötig, um einen Kasten oder einen Pfeil zu malen — das kann jeder, der eine gerade Linie hinbekommt. Genau darauf reduziert sich das meiste, was in einem Meeting an visueller Struktur gebraucht wird. Wie man diese Grundformen ganz ohne Vorkenntnisse zu einer schnellen Erfassungstechnik ausbaut, ist ein eigenes, längeres Thema — genauso wie die Frage, welches Icon-Vokabular sich für Business-Meetings im Detail eignet.
Der Kurs, mit dem ich selbst angefangen habe, der Sketchnotes Kurs [Mein Einstiegs-Kurs], war deshalb auch keine Zeichenschule, sondern eine Übung in Reduktion: einfache Symbole, Container, Verbindungen — nichts, was Talent voraussetzt, aber genug System, um es über den ersten Enthusiasmus hinaus durchzuhalten.
Der Tag, an dem mein Bullet-Journal kollabiert ist
Bevor Sketchnotes kam, gab es den Versuch mit einem Bullet-Journal-System — eigene Symbole für Meeting-Typen, Farben für Prioritäten, ein Kategorienschema, an einem Sonntagabend am Küchentisch ausgetüftelt. Am dritten Tag ist es kollabiert. Zu viele Symbole, zu viele Farben, keine davon schnell genug im Meeting selbst abrufbar — am Ende habe ich nur noch nach der richtigen Farbe gesucht, statt zuzuhören.
Aufgefallen ist mir das Ausmaß erst richtig, als ein Kollege im Teamkanal einfach so eine Sketchnote aus einer Retro gepostet hat — ohne zu fragen, ohne Vorwarnung, einfach als Foto zwischen den üblichen Standup-Updates. Zehn Sekunden reichten, um zu verstehen, worüber wir vorher gestritten hatten. Mein Bullet-Journal hätte dafür eine eigene Legende gebraucht.
Der Kiefernholz-Tisch im Arbeitszimmer in Eimsbüttel hat seitdem eine andere Aufteilung: zweiter Monitor links, Notizbuch griffbereit rechts neben der Maus, damit der Wechsel zwischen Tippen und Zeichnen keine bewusste Entscheidung mehr braucht, sondern einfach passiert.
Gisa hat das Bullet-Journal-Experiment übrigens nie kommentiert. Vermutlich, weil sie es kommen sah.
Wo trägt die Technik über das Meeting hinaus?
Sketchnotes bleiben nicht im Meeting-Raum. Was während eines Gesprächs an Struktur herausgefiltert wird, hilft danach genauso, wenn ich Kundenfeedback visuell darstellen muss, um es im Team für die Product Discovery aufzubereiten. Die gleiche Filterfähigkeit, nur mit einem anderen Publikum.
Genauso hilft es, wenn ich meine hektische Arbeitswoche mit Sketchnotes visuell planen will, statt sie nur in einem Kalender abzuhaken. Eine Woche hat Struktur, ganz wie ein Meeting — man muss nur bereit sein, sie zu zeichnen statt sie nur zu verwalten.
Wie sich das mit Farbcodierung oder einer klar gegliederten visuellen Hierarchie aus Rahmen und Ebenen noch weiter systematisieren lässt, ist ein eigenes Kapitel — genauso wie die Frage, welches Layout sich für IT-Projekte oder SaaS-Roadmaps konkret eignet. Einen ganzen IT-Prozess mit mehreren Stakeholdern in eine durchgehende Fluss-Notation zu bringen, ist nochmal eine andere Übung, die hier nicht aufgemacht wird.
Sketchnotes sind dabei etwas anderes als Hand-Lettering, wo es um schöne Buchstaben statt um Tempo geht — beides hat seinen Platz, aber nicht denselben Zweck.
Eine gute Meeting-Sketchnote braucht keine Kunst
Ob am Ende Papier oder iPad besser passt, hängt von ganz anderen Kriterien ab, als sich hier ausbreiten ließe — ich bleibe selbst meist beim Papier, aber wer ohnehin schon mit Procreate arbeitet, findet im Digital Lettering Kurs [Wenn du aufs iPad umsteigst] einen Weg, die Layer-Logik sauber auf Sketchnotes zu übertragen.
Vor einer ganzen Gruppe am Whiteboard live zu moderieren ist nochmal eine andere Disziplin als am eigenen Tisch mitzuschreiben, genauso wie die Frage, wie man mit dieser Technik die Konzentration in reinen Online-Meetings hochhält — beides verdient einen eigenen Text.
Woran ich erkenne, ob eine Sketchnote im Meeting funktioniert hat: Sie muss eine Woche später noch verständlich sein, auch ohne dass ich mich erinnere, was ein bestimmtes Symbol eigentlich meinte. Wenn das gelingt, war das Zuhören gut — nicht das Zeichnen. Und genau darum ging es Sina in ihrer Mail eigentlich auch: nicht um schönere Bilder, sondern darum, ob sie im Kundengespräch noch mitdenken kann, während der Stift läuft. Kann sie. Zeichnen lernt man nebenbei — zuhören muss man weiterhin selbst wollen.