Der Fineliner hängt mitten in der Linie fest. Aus dem angefangenen Kreis soll ein Icon für 'blockiert' werden, sieht aber eher nach einem verunglückten Ei aus. Rundherum redet das Team längst über die nächste Deadline. Sketchnotes sollten mir in Meetings wie diesem Halt geben. Gerade fühlt sich das eher nach zusätzlichem Chaos an als nach Rettung.
Kurzer Hinweis, bevor es weitergeht: Dieser Text enthält Affiliate-Links. Bucht jemand darüber den Sketchnotes Kurs, bekomme ich eine Provision – am Preis ändert sich dadurch nichts. Verlinkt wird hier nur, was selbst durchgearbeitet wurde, um aus den eigenen Meeting-Protokollen wieder schlau zu werden.
Als Product Manager sitze ich laut Kalender in rund 62 Prozent meiner Arbeitswoche in Meetings – in einer Meeting-Kultur, in der Textwüsten lange die Norm waren, wollte ich zu visuellen Notizen wechseln. Notion-Seiten und Jira-Tickets haben nie eingefangen, was in so einem Raum eigentlich passiert ist.
Warum ausgerechnet Sketchnotes, wenn man nicht zeichnen kann?
Die Idee kam nicht von mir. Hauke Wendorff, Scrum Master im selben Team, saß beim Kickoff-Sprint-Planning für dieses Quartal gegenüber und hatte die komplette Agenda auf eine einzige A4-Seite gezeichnet, Pfeile, Kästen, ein paar Strichfiguren für die Stakeholder. Rübergeschielt, gedacht: Das kann ich auch, wie schwer kann das sein. Sehr schwer, wie sich zeigen sollte. Aber der Gedanke war gesetzt. Wenn Hauke Prozesse erklärt, greift er sowieso lieber zum Stift als zu Worten – am Whiteboard, in fast jedem zweiten Meeting.
Wer bei null anfängt, braucht kein Zeichentalent – nur ein paar Formen, die in Sekunden sitzen: Kreis, Kasten, Pfeil, Strich. Mehr nicht.
Was im Kopf passiert, während man mitten im Gespräch zeichnet
Sketchnotes basieren darauf, dass Informationen doppelt verarbeitet werden, wenn man sie gleichzeitig hört und zeichnet. Was das für den Alltag bedeutet, sagt einem diese Theorie nicht – sie sagt nichts darüber, wie man gleichzeitig zuhört, filtert und ein Icon für 'Cloud-Infrastruktur' entwirft, während der Stakeholder schon die Roadmap umwirft.
Was in Fachkreisen 'Rapid Capture' heißt, ist in der Praxis kein Konzept, sondern Überlebensmodus – gezeichnet wird, was gerade greifbar ist, bevor der Gedanke wieder weg ist. Fünf Notfall-Icons – Pfeil, Ausrufezeichen, Kasten, Kreis, ein Strich für 'offen' – reichen, um so ein Meeting zu überstehen, entwickelt in ein paar Minuten, lange bevor klar war, dass man sowas 'Icon-Vokabular' nennt.
Im Montags-Standup reicht mittlerweile eine halbe A5-Seite, um zu skizzieren, wer welche Aufgabe übernimmt – Namen als Kästen, Pfeile zu den Tickets, fertig, während andere noch den ersten Punkt der Agenda suchen. Was zu diesem Zeitpunkt nur auffällt: seltener abzuschweifen – warum das so ist, wird erst viel später klar.
Wie eine Seite entsteht, bevor das erste Wort fällt
Bevor ein Meeting überhaupt anfängt, hilft eine grobe Aufteilung der Seite – oben der Titel, links der Ablauf, rechts Platz für Entscheidungen. Das nennt sich visuelle Hierarchie, und sie sorgt dafür, dass ein Blick auf die Seite reicht, um zu sehen, was wichtig war. Welches Layout dafür passt, hängt vom Meeting-Typ ab – ein Standup braucht eine andere Struktur als ein Stakeholder-Review. Wer tiefer einsteigen will, findet dazu mehr im Beitrag Meeting Protokolle visuell gestalten und strukturieren.
Farben kommen bislang kaum zum Einsatz – höchstens ein roter Kasten für 'kritisch', mehr Farbcodierung bleibt für später.
Das Werkzeug für den Anfang
Kompliziertes Werkzeug braucht es nicht. Ein Fineliner, ein Notizbuch, fertig – wer wissen will, wie man die besten Sketchnotes Stifte für Einsteiger findet, muss dafür keinen halben Schreibwarenladen kaufen. Der 0,4er-Fineliner kratzt dabei leise über das Papier, während rundherum nur Tastaturen klackern – der einzige Ton im Raum, der nicht von einem Bildschirm kommt. Am Anfang hat das Handgelenk nach jedem Meeting gezogen, weil der Stift viel zu fest umklammert wurde – inzwischen lässt der Druck nach.
Sketchnotes sind außerdem nicht dasselbe wie Handlettering – hier geht es um Tempo und Lesbarkeit, nicht um schöne Buchstaben, das ist ein eigenes Thema für sich. Und ein Nebeneffekt, der nicht eingeplant war: selektiveres Zuhören, seit gezeichnet wird, weil der Stift dazu zwingt, nur das Wichtigste festzuhalten.
Was in dieser Phase nicht funktioniert hat
Nicht alles davon hat funktioniert. Vor den Sketchnotes gab es eine Notion-Datenbank für Meeting-Notizen, sauber angelegt mit Tags und Verlinkungen. Nach einer Woche wurde sie kein einziges Mal wieder geöffnet. Zu viele Klicks, um überhaupt reinzuschauen, und niemand pflegt ein System, das mehr Aufwand macht als das Problem, das es lösen soll.
Mit den Sketchnotes lief es anfangs kaum besser. In einem Sprint-Planning wurden Aufgaben mit Pfeilen verbunden, die im Moment sofort logisch wirkten. Zwei Tage später war selbst nicht mehr zu sagen, ob ein Pfeil 'blockiert durch' oder 'hängt ab von' bedeuten sollte. Im Standup musste nachgefragt werden, was sich dabei eigentlich gedacht wurde. Hauke fand das ziemlich lustig.
Ein anderes Mal, in einer Retro, sollte jedes Problem sein eigenes Symbol bekommen, ein Blitz für Blocker, eine Spirale für Scope Creep, ein Ausrufezeichen in drei Varianten für unterschiedliche Dringlichkeitsstufen. Am Ende war die Seite so vollgepackt, dass kein einziges Symbol mehr heraussprang. Genau das ist der Unterschied zwischen einem Flow für Prozessschritte und einem Icon-Friedhof: Sobald jedes Element gleich laut schreit, schreit am Ende keins mehr. Zwei eindeutige Symbole pro Seite bringen inzwischen mehr als zehn, die nur dekorativ aussehen.
Der Kurs als Abkürzung, nicht als Kunstschule
Der Sketchnotes Kurs, parallel dazu durchgearbeitet, war kein Wundermittel, aber eine Abkürzung. Er bringt keine schöne Handschrift bei, sondern Symbole, die in drei Sekunden sitzen – Container, Pfeile, ein paar Gesichter für Stimmung. Genau das, was in einem Meeting zählt, wenn eine Diskussion schneller kippt, als gezeichnet werden kann. Wer auf schöne Schrift aus ist, sucht hier vergeblich – das Ziel bleibt Tempo, nicht Ästhetik.
Digital oder Papier: Was, wenn der Akku leer ist?
Einmal wurde es mit dem iPad versucht, in einem Stakeholder-Review, mit dem Anspruch, Eindruck zu machen mit sauberen digitalen Sketchnotes statt krummer Handschrift. Nach vierzig Minuten war der Akku leer – morgens fürs Vorbereiten benutzt und danach nicht mehr aufgeladen. Mitten im Meeting musste zurück auf Papier gewechselt werden, während der Stakeholder wartete. Seitdem liegt zuhause in Eimsbüttel, direkt neben der Maus am Schreibtisch, immer ein Notizbuch bereit, für genau diesen Fall.
Digital gegen analog ist damit keine Grundsatzfrage mehr, sondern eine Abwägung von Fall zu Fall, Papier funktioniert immer, das iPad nur, wenn der Akku mitspielt. Wer den Umstieg aufs iPad ernsthaft angehen will, findet dazu mehr im Digital Lettering Kurs, der sich um Layer und Export kümmert, was auf Papier schlicht kein Thema ist.
Der Export, der beinahe schiefging
Kurz vor einer Präsentation vor dem Führungsteam sollte die sauber abfotografierte Version der Wochenzusammenfassung gezeigt werden. Exportiert und hochgeladen wurde stattdessen die falsche Datei, eine Rohversion mit durchgestrichenen Symbolen und einer halbfertigen Skizze, die eigentlich nur für den eigenen Gebrauch gedacht war. Aufgefallen ist das erst, als sie schon auf dem Bildschirm stand, direkt vor den Blicken der Führungsriege. Seitdem werden Dateinamen zweimal geprüft, bevor irgendetwas geteilt wird, das andere sehen sollen.
Wer Sketchnotes später auch für Workshops oder live vor einer Gruppe einsetzen will, merkt schnell, dass Live-Moderation am Whiteboard noch mal andere Regeln hat als das stille Mitzeichnen im eigenen Notizbuch, ein Thema für sich. Für den Moment bleibt es bei Notizbuch und Meeting, und vielleicht hilft dabei, wie im Beitrag Tägliches Sketchnotes Tagebuch führen beschrieben, dranzubleiben, statt nach dem nächsten Rückschlag wieder bei null anzufangen.