Drei Tage nach einem Meeting öffnest du dein Protokoll und verstehst nicht mehr, was du dir da eigentlich notieren wolltest.
Bei mir war die Antwort lange: fast immer. Mein Kalender sagt, dass ich 62 Prozent meiner Arbeitswoche in Meetings verbringe, und ich habe Jahre damit verbracht, Word-Dokumente zeilenweise vollzuschreiben. Ende 2025 habe ich angefangen, meine Meeting-Protokolle visuell zu strukturieren – im Product Management reichen einfache Bullet-Points nicht mehr, wenn drei Workstreams gleichzeitig laufen. Sketchnotes waren dabei kein Design-Projekt, sondern der einzige Ausweg aus der eigenen Textwüste.
Vorher habe ich es mit fertigen Meeting-Vorlagen versucht, die ich mir in Confluence zusammenkopiert hatte. Ergebnis: nichts wiedergefunden, wenn ich es brauchte. Die Vorlage gab mir Struktur auf dem Papier, aber keine Struktur im Kopf – und genau diese Lücke füllen visuelle Notizen bei mir bis heute.
Container statt Fließtext: Die Struktur hinter dem Blatt
Ein Meeting verläuft nicht linear. Es ist ein Gewusel aus Einwürfen, Rückfragen und plötzlichen Themenwechseln. Schreibe ich alles untereinander, verliere ich den Zusammenhang zwischen den Punkten. Deshalb ziehe ich, bevor ein Meeting überhaupt richtig losgeht, grobe Rahmen auf das Blatt – einen für die Agenda, einen für Action Items, einen für Ideen, die sowieso erst nächstes Quartal relevant werden. Welches Layout ich wähle, hängt vom Meeting-Typ ab: Ein Stakeholder-Update braucht andere Kästen als ein technisches Deep-Dive.
Bevor ich überhaupt zeichne, sortiere ich in Gedanken: Gehört das in die Entscheidungs-Box, in die Aufgaben-Box, oder ist es nur Rauschen, das gleich wieder verschwindet? Nur was in einen der Kästen passt, kommt aufs Blatt. Diese Regel allein hat mir mehr gebracht als jede Vorlage aus Confluence. Springt der Head of Sales plötzlich zurück zum Budget vom Vormonat, wandert die Notiz in die passende Box oben links, statt den Flow der eigentlichen Diskussion zu unterbrechen. 5 einfache Sketchnotes Rahmen für mehr Struktur in Besprechungen haben mir dabei geholfen, diese Aufteilung überhaupt erst sauber zu denken. Visuelle Hierarchie ersetzt bei mir die nummerierte Bullet-Liste – man sieht auf einen Blick, was Entscheidung ist, was Aufgabe und was nur Kontext.
Das ist auch nicht dasselbe wie ein Workshop zu moderieren und live am Whiteboard mitzuzeichnen. Bei einer Live-Fazilitation steuert man die Gruppe, hier sitze ich nur als Teilnehmer und rette meine eigenen Notizen.
Was passiert, wenn ein Symbol nicht funktioniert?
Design-Hintergrund habe ich keinen. Deshalb basiert mein Werkzeugkasten auf simplen Formen – Kreis, Quadrat, Dreieck, Linie, Punkt. Zwölf feste Symbole, die ich mittlerweile im Schlaf zeichne: ein Blitz für einen Blocker, eine Sprechblase für ein direktes Zitat, ein kleiner Berg für das Sprintziel. Das ist eher Vokabular als Kunst, und mit Handlettering, bei dem es um schöne Buchstabenformen geht, hat es nichts zu tun – mir geht es einzig um Tempo.
Maximilian, ein PM-Kontakt, den ich über LinkedIn kenne, hat mich neulich gefragt, wie viele dieser Symbole ich tatsächlich aktiv benutze. Typisch für ihn – er will nie eine ungefähre Beschreibung, sondern eine Zahl. Zwölf, habe ich geantwortet, aber meistens reichen mir sechs oder sieben in einem einzigen Meeting. Mein Nachbar Matthias sieht das komplett anders. Er arbeitet in der Logistik und hält das ganze Zeichnen für überflüssig – neulich auf der Treppe meinte er, man könne doch auch einfach tippen. Vielleicht hat er sogar recht, für seinen Job. Für meinen Kalender nicht.
Während des Meetings zeichne ich ohnehin nur ein Skelett – grobe Kästen, Schlagworte, ein paar Pfeile. Diese schnelle Erfassung, ohne über Ästhetik nachzudenken, ist genau der Punkt: Sie hält mich im Meeting aufmerksam, statt dass ich innerlich abschalte, während jemand zum dritten Mal dieselbe Folie erklärt.
Die zehn Minuten nach dem Meeting nutzen
Fertig wird ein Sketchnote nie während des Meetings selbst – zumindest nicht bei mir, sobald die Diskussion hitzig wird. Der eigentliche Zauber passiert in den zehn Minuten direkt danach. Ich bleibe oft sitzen, während andere schon zum nächsten Termin hetzen, ziehe Linien nach und färbe die wichtigsten Begriffe ein.
Farben in Sketchnotes richtig nutzen heißt bei mir: ein Grauton für Schatten, eine Akzentfarbe für Action Items, mehr nicht. Alles andere würde mich ablenken. Wie ich Pfeile setze, um den Verlauf einer Diskussion nachzuzeichnen, ist noch mal ein eigenes Thema für sich – hier reicht der Hinweis, dass ein Pfeil oft mehr sagt als ein halber Satz.
Ob ich das auf Papier mache oder auf dem iPad, hängt vom Meetingformat ab. Bei einem Stehmeeting halte ich das Tablet meist gegen den Oberschenkel, und nach einer Weile spürt man deutlich, wie warm das Gerät dabei wird. Am Schreibtisch greife ich lieber zum Stift. Keine der beiden Varianten ist grundsätzlich besser, nur unterschiedlich schnell startklar.
Selektives Zuhören gehört genauso dazu wie das Zeichnen selbst. Ein Protokoll wird nicht durch Vollständigkeit brauchbar, sondern durch die Sätze, die bewusst nicht darin stehen. Wer versucht, alles mitzuschreiben, verliert genau die Filterfunktion, die den ganzen Aufwand erst rechtfertigt. Ich führe das inzwischen fast täglich weiter, auch als Tägliches Sketchnotes Tagebuch gegen Stress im Büro Alltag, einfach um kleine Fortschritte festzuhalten, die im SaaS-Rauschen sonst untergehen.
Vier Wochen rein: Was bleibt
Im Sprint-Review der vierten Woche hält unsere Designerin plötzlich ihr Handy über mein Notizbuch, weil sie eine Seite fotografieren will, bevor ich umblättere. Das war der Moment, an dem mir klar wurde, dass die Kästen nicht nur für mich funktionieren.
Einen Mittagsspaziergang durch Planten un Blomen nutze ich seitdem öfter, um ein besonders vollgekritzeltes Blatt im Kopf zu sortieren, bevor ich es abends noch mal durchgehe. Kein Geniestreich, nur ein ruhiger Moment zwischen zwei Terminen.
Strichmännchen ohne Hals zeichne ich immer noch, und meine Pfeile sind selten gerade. Trotzdem finde ich heute in Sekunden wieder, was in einem Meeting vor drei Tagen wirklich entschieden wurde – oben rechts, unter dem blauen Kasten, neben dem kleinen Vorhängeschloss-Symbol für Security-Themen. Die eigentliche Regel, die bei mir hängen geblieben ist: Nicht jedes Wort verdient einen Platz auf dem Blatt. Nur das, wonach du in drei Tagen wieder suchen wirst.