Wie zeichnet man einen Stakeholder, der im Sprint Review quergeschossen hat, ohne dass am Ende eine beleidigte Strichfigur auf dem Blatt sitzt? Diese Frage bekomme ich im Produktmanagement öfter gestellt, als mir lieb ist, meistens kurz nachdem jemand mich bei einer Stakeholder-Analyse live mitzeichnen gesehen hat. Ein Sketchnotes-Kurs bringt einem die Grundformen bei. Ob daraus visuelle Notizen werden, die im Meeting wirklich etwas bringen, ist eine andere Frage.
Kurzer Hinweis vorab: Dieser Text enthält Affiliate-Links zu Kursen, die ich selbst durchlaufen habe. Bucht ihr darüber, bekomme ich eine Provision, ohne dass sich der Preis für euch ändert. Verlinkt sind nur Kurse, die bei mir im Arbeitsalltag wirklich angekommen sind.
Reicht ein Strichmännchen für eine ernsthafte Stakeholder-Analyse?
Ja, wenn die Linien zwischen den Figuren stimmen. Ein Sketchnotes Kurs, den ich mir zu Beginn angesehen habe, reduziert das komplette visuelle Alphabet auf fünf Grundformen: Punkt, Linie, Kreis, Dreieck, Viereck. Wer ein Viereck zeichnen kann, kann auch einen Stakeholder markieren.
Bei einer Stakeholder-Analyse zählt die Beziehung zwischen den Figuren mehr als die Detailtiefe der einzelnen Figur. Linien, Abstände und Container sagen mehr als ein sauber schattiertes Gesicht. Deshalb arbeite ich bei Meeting-Protokollen inzwischen bewusst mit Rahmen und Trennern. Wer seine Meeting Protokolle visuell gestalten und strukturieren will, kommt an dieser Grundstruktur nicht vorbei.
Ein Pfeil zwischen zwei Figuren reicht meistens, um zu zeigen, wer auf wen wartet.
Star-Person und U-Männchen: die zwei Figuren, die ich wirklich benutze
Mein erster Versuch, einen CEO besonders autoritär aussehen zu lassen, ist als traurige Kartoffel mit Krawatte auf dem Papier gelandet. Seitdem gilt bei mir: weniger Details, mehr Klarheit.
Die Star-Person besteht aus einem verzerrten X mit einem Kreis obendrauf, wirkt dynamisch, fast in Bewegung. Das U-Männchen dreht das Prinzip um: ein umgedrehtes U als Körper, ein Kreis als Kopf, insgesamt deutlich statischer. Star-People setze ich für Leute ein, die gerade etwas vorantreiben, U-Männchen für stabile Rollen im Organigramm. Mein Symbol-Vokabular für solche Rollen bleibt bewusst klein, mehr als sechs, sieben Zeichen kann sich im Meeting sowieso niemand merken. Diese Reduktion aufs Wesentliche ist auch der Kern, wenn man Schritt für Schritt Sketchnotes lernen will, ohne sich im Meeting selbst im Weg zu stehen. Es geht um Tempo beim Mitschreiben, nicht um Kunstfertigkeit.
Was passiert, wenn ich live vor der Gruppe mitzeichne?
Genau das kommt öfter vor, als man denkt, eine hitzige Roadmap-Diskussion, drei Stakeholder, drei Meinungen, und ich stehe plötzlich am Whiteboard statt am Platz zu tippen. Live-Moderation mit Sketchnotes bedeutet: Ich zeichne keine Gesichter, sondern nur Symbole für Positionen. Ein Ausrufezeichen neben der Figur mit der größten Sorge, ein Blitz neben dem Konfliktherd.
Ein Vertriebsleiter hat einmal mitten in so einer Session auf mein U-Männchen mit dem Zahnrad-Symbol gezeigt und gesagt, genau dort liege das eigentliche Problem. Vorher hatte er zehn Minuten lang um dieselbe Aussage herumgeredet.
Niedliche Symbole gehören nicht in Konfliktmeetings
Lächelnde Strichmännchen wirken in einer entspannten Retro sympathisch. In einem Meeting über Budgetkürzungen oder Entlassungen wirken sie respektlos, manchmal sogar wie ein Statement gegen den Ernst der Lage.
In solchen Situationen wechsle ich von Figuren zu neutralen Symbolen. Ein Kreis für eine Abteilung, ein Quadrat für eine externe Agentur. Eine klare visuelle Hierarchie zwischen Haupt- und Nebenpunkten macht dabei oft mehr Unterschied als das einzelne Symbol. Dafür nutze ich 5 einfache Sketchnotes Rahmen, die die Symbole sachlich eingrenzen, statt sie dekorativ wirken zu lassen.
Papier oder iPad: mein Werkzeug-Check für den SaaS-Alltag
Teures Equipment braucht es nicht. Ein Fineliner und ein Notizbuch reichen für die meisten Meetings völlig aus.
Für die Fälle, in denen die Stakeholder-Analyse später direkt in Confluence landen muss, nutze ich den Digital Lettering Kurs auf dem iPad, Papier bleibt trotzdem schneller, digital gewinnt nur bei der Weiterverarbeitung. Im Stehmeeting merke ich das ziemlich direkt: Nach ein paar Minuten wird das iPad auf dem Oberschenkel spürbar warm, was eher etwas über die Hardware aussagt als über die Notiz-Technik.
Wenn es dekorativer werden soll, was selten vorkommt, schaue ich in den Handlettering Kurs. Handlettering und Sketchnotes lösen aber unterschiedliche Probleme: das eine macht Überschriften schön, das andere macht Meetings lesbar. Für 90 Prozent meiner Arbeit als PM zählt nur Letzteres.
Farben spielen trotzdem eine Rolle, um Hierarchien sichtbar zu machen. Wer wissen will, wie man Farben in Sketchnotes richtig nutzen kann, sollte sich auf maximal zwei Akzentfarben beschränken. Bei mir ist Rot für Risiken reserviert, Grün für Genehmigungen, mehr Farbcode passt in ein SaaS-Meeting sowieso nicht rein. Wie viel Platz eine Figur oder ein Container auf der Seite bekommt, entscheidet dabei oft mehr über die Lesbarkeit als die Farbwahl selbst.
Und was, wenn ich gar nicht erst ins Zeichnen komme?
In Online-Meetings ohne gemeinsames Whiteboard ist die größte Hürde nicht das Zeichnen selbst, sondern der Punkt, an dem die Augen wieder zum Kamera-Fenster wandern. Ein festes Element auf der Seite, ein Kasten, eine Linie, eine wiederkehrende Figur, hält den Blick eher auf dem Notizbuch als auf dem Bildschirm.
Zeichnen zwingt außerdem dazu, selektiv zuzuhören. Wer jeden Nebensatz mitschreiben will, kommt mit einer Figur pro Redebeitrag nicht hinterher, und genau diese Auswahl ist am Ende der eigentliche Nutzen.
Bevor ich bei Sketchnotes gelandet bin, habe ich es mit einer GTD-App probiert. Projekte, Kontexte, alles sauber angelegt. Drei Wochen nach dem Einrichten hatte ich sie kein einziges Mal mehr geöffnet. Strukturiert war da nichts mehr, außer meiner Ausrede, warum ich sie nicht nutze.
Der Moment, der die App am Ende komplett überflüssig gemacht hat, kam über einen Umweg: Ein Kollege lädt unaufgefordert ein Foto meiner Retro-Sketchnote in den Team-Channel, mit dem Kommentar, dass er sowas fürs nächste Mal auch will. Keine Frage vorher, kein Kontext, einfach da.
Der Punkt, an dem sich das für Produktmanager wirklich auszahlt
Ob sich das auszahlt, zeigt sich nicht in der einzelnen Zeichnung, sondern beim nächsten Blick auf die Seite: Kann ich in drei Sekunden sagen, wer wofür stand, ohne die Diskussion im Kopf noch mal komplett abzuspielen? Wenn ja, hat die Sketchnote ihren Job gemacht. Wenn nicht, war es nur eine hübschere Version desselben unleserlichen Protokolls.
Wer selbst einen Großteil seiner Woche in Meetings verbringt und danach nicht mehr weiß, wer was gesagt hat, findet mehr dazu in dem Artikel, warum ein Sketchnotes Kurs für Product Manager Zeit im Alltag spart. Ein Kreis, ein Punkt, eine Linie reichen zum Einstieg. Ein Porträt muss dabei nie herauskommen.
Ich packe die Stifte trotzdem jeden Tag wieder ein. Das nächste Standup wartet schon.