Drei Stifte liegen auf meinem Schreibtisch, wenn eine Retro beginnt — nicht zwölf, nicht sieben, nicht die halbe Federmäppchen-Sammlung aus den ersten Wochen. Schwarz, Grau, eine Akzentfarbe. Mehr Farbe ergibt in einem Meeting-Protokoll fast nie mehr Struktur, sondern weniger, und genau darum geht es hier: um die Farblogik, mit der aus visuellen Notizen ein echtes Werkzeug für mehr Meeting-Effizienz wird, statt einer hübschen Bastelarbeit.
Kurzer Hinweis vorab: Dieser Text enthält Affiliate-Links zu Kursen, die ich selbst durchlaufen habe. Kaufst du darüber etwas, bekomme ich eine Provision, dein Preis ändert sich dadurch nicht. Verlinkt ist nur, was ich in meinem eigenen Meeting-Alltag auch wirklich benutze.
Farblogik statt Buntstift-Chaos: die Drei-Farben-Regel
Schwarz trägt in meinem System den kompletten Inhalt — jedes Wort, jedes Symbol, jede Verbindung zwischen zwei Kästchen. Grau kommt als zweite Ebene dazu und trennt Themenblöcke voneinander, ohne selbst Aufmerksamkeit zu beanspruchen. Und eine einzige Akzentfarbe, bei mir meistens ein stumpfes Blau, bekommt nur das, was wirklich Gewicht hat: eine Frist, eine Entscheidung, ein Punkt, der im nächsten Meeting wieder auftaucht, wenn ihn jemand übersieht. Das menschliche Gehirn verarbeitet visuelles Material zwar 60.000 Mal schneller als reinen Text, aber nur, wenn die Farbverteilung einer klaren Logik folgt und nicht bloß hübsch aussieht.
Diese Reduktion auf drei Farben habe ich mir letztlich aus dem Sketchnotes Kurs abgeschaut, weil dort Farbe von Anfang an als Funktion behandelt wird und nicht als Deko. Wer die Grundlagen dahinter genauer nachlesen will, findet sie in meinem Beitrag darüber, warum ein Sketchnotes Kurs für Product Manager Zeit im Alltag spart.
Erst Schwarz und Grau zeichnen, Farbe erst danach setzen
Wer während eines Gesprächs alle zwei Minuten den Stift wechselt, verliert den inhaltlichen Anschluss — bei einem Video-Call, wo ohnehin schon die halbe Aufmerksamkeit am Bildschirm hängt, ist das der Unterschied zwischen einer brauchbaren Seite und einem Blatt, das später niemand mehr entziffert. Deswegen zeichne ich das komplette Protokoll erst in Schwarz und Grau, während das Meeting läuft, und setze die Akzentfarbe erst in den letzten Minuten oder direkt danach.
Unser Scrum Master Hauke macht etwas Ähnliches an seinem Whiteboard: Er zeichnet Prozesse grundsätzlich zuerst als reine Struktur, Kästchen und Pfeile, und markiert das eigentlich Wichtige erst, wenn eine Diskussion zu einem Ergebnis gekommen ist. Ich habe das eine Weile für Zufall gehalten, inzwischen glaube ich, es ist schlicht die einzige Reihenfolge, die unter Zeitdruck überhaupt funktioniert.
Der Unterschied zwischen dieser Art von funktionaler Notiz und reiner Schönschrift wird an der Stelle ziemlich deutlich — mehr dazu auch im Unterschied zwischen Handlettering und Sketchnotes für schnelle Notizen.
Vierte Farben lohnen sich fast nie
Fast nie.
Ein viertes Element bedeutet einen vierten Stift, eine vierte Kappe, eine Entscheidung mitten im Gespräch — und genau da bricht der Fluss. Eine zusätzliche Farbe reserviere ich ausschließlich für Notizen, die über ein einzelnes Meeting hinausleben, etwa eine Roadmap-Seite, die ich über mehrere Sitzungen weiterführe und in der eine zusätzliche Kategorie etwas trennt, das Schwarz, Grau und Blau allein nicht mehr trennen können.
Für ein normales Standup reicht das nie. Am Anfang habe ich zwölf Marker gekauft und jedem Stakeholder eine eigene Farbe zugewiesen, Marketing Rot, Engineering Blau, Product Grün — und mehr Zeit mit dem Sortieren der Stiftkappen verbracht als mit Zuhören, während der Rest des Raums vermutlich dachte, ich male gerade ein Mandala.
Der neongelbe Textmarker aus derselben Phase hat gleich noch die nächsten drei Seiten meines Notizbuchs mit durchgeblutet. Seitdem bleibt der Textmarker im Schrank, und die Akzentfarbe kommt bei mir ausschließlich als feiner Fineliner zum Einsatz.
Grau trägt die Struktur, bevor überhaupt Farbe ins Spiel kommt
Bevor eine einzige Akzentfarbe aufs Blatt kommt, steht das Layout längst in Schwarz und Grau: Container, Pfeile, Rahmen um die wichtigsten Blöcke. Das ist im Kern die visuelle Hierarchie einer Seite, unabhängig von jeder Farbfrage — wer sich dafür mehr interessiert als für Farbe allein, findet dazu mehr in meinem Beitrag über 5 einfache Sketchnotes Rahmen.
Symbole sind dabei ein eigenes Handwerk, das hier bewusst außen vor bleibt — Farbe funktioniert nur, wenn die Bildsprache darunter schon eindeutig ist, nicht umgekehrt. Genauso wenig geht es an dieser Stelle um Tempo beim Mitschreiben selbst oder um fertige Seitenlayouts für größere Projekte — das sind eigene Themen für sich.
Ein Farbcode, der sich wiederholt, schlägt jede kreative Ausnahme
Vor der Drei-Farben-Lösung hatte ich eine Post-it-Wand neben dem Monitor aufgebaut, eine Farbe pro Thema, ein Zettel pro Aufgabe. Nach dem nächsten Sprint war die Wand leer — nicht weil alles erledigt war, sondern weil niemand mehr wusste, welche Farbe wofür stand. Ein Farbcode, der nicht sofort und ohne Nachdenken funktioniert, ist im Zweifel schlechter als gar keiner.
Neulich habe ich ein älteres Notizbuch durchgeblättert, nur um zu prüfen, wie sich das System seitdem entwickelt hat, und plötzlich lag eine komplette Arbeitswoche sortiert vor mir, jedes Meeting sofort unterscheidbar, obwohl auf keiner Seite mehr als drei Farben zu sehen sind. Das ist im Kern der einzige Test, der zählt: Wenn ich eine Seite auch später noch ohne Nachdenken lesen kann, hat der Farbcode gehalten. Wer nebenbei mitzeichnet, hört ohnehin selektiver zu, und wer damit anfängt, Prozesse für Stakeholder sichtbar zu machen statt nur Stichpunkte zu sammeln, merkt schnell, dass genau diese Wiederholung mehr bringt als jedes neue Symbol.
Konsistenz schlägt an der Stelle jede kreative Ausnahme, egal ob es um ein Standup, ein Backlog-Refinement oder einen Kundentermin geht — die Bedeutung von Schwarz, Grau und Akzentfarbe bleibt gleich, unabhängig vom Meeting. Ein Leser aus einer Sketchnotes-Facebook-Gruppe, Rainer, testet nach eigener Aussage genau dieses Farbsystem parallel analog im Notizbuch und digital auf dem iPad, um zu sehen, ob es in beiden Welten trägt. Seine Rückmeldung deckt sich mit meiner: analog reagiert schneller auf eine spontane Entscheidung im Meeting, digital lässt sich die Seite danach leichter nachträglich ordnen. Wer selbst zwischen beiden schwankt, findet dazu mehr in meinem Sketchnotes Kurs und in meinem Bericht über Sketchnotes auf dem iPad.
Am Schreibtisch aus unbehandeltem Holz in meiner Altbauwohnung in Eimsbüttel, zwischen zweitem Monitor und dem Notizbuch, das griffbereit neben der Maus liegt, ist von alldem am Ende nicht viel Zauber übrig, nur ein feiner Geruch nach frischer Tinte, der nach ein paar Strichen wieder verschwindet. Der Rest ist Wiederholung, Meeting für Meeting, bis drei Farben so selbstverständlich sitzen wie die Frage, ob ein Punkt eine Frist trägt oder nicht.