Drei Tage. So lange hat mein Bullet-Journal-System mit Farbcodes und eigenen Symbolen gehalten, bevor es zusammengebrochen ist. Ich hatte mir Kategorien ausgedacht, Pfeile, kleine Kästchen für Prioritäten — und am dritten Tag wusste ich selbst nicht mehr, was ein rotes Dreieck bedeuten sollte. Das Buch blieb danach ungeöffnet liegen. Seitdem sind Sketchnotes für Meetings mein Format — visuelle Notizen, die ich wie eine Art Tagebuch fast täglich aufs iPad zeichne.
Kurzer Hinweis vorweg, weil gleich Kurse vorkommen: Dieser Text enthält Affiliate-Links. Kaufst du darüber, bekomme ich eine Provision, für dich ändert sich am Preis nichts. Ich schreibe nur über Sachen, die ich selbst benutzt habe.
Eine Leserin, Sina Gottwald, hat mir geschrieben, weil sie Sketchnotes bei Kundenterminen einsetzen will, aber keinerlei Zeichenhintergrund hat. Ich hab ihr kurz geantwortet: einfach anfangen, iPad oder Papier ist zweitrangig. Ihre Antwort kam mit drei Gegenfragen, bevor sie überhaupt zur eigentlichen Sache kam: ob ein iPad wirklich einen Unterschied macht, oder ob das nur die teurere Variante von Papier ist. Genau dieser Gedanke hält sich hartnäckig. Und er stimmt so nicht.
Der Mythos vom bequemeren Papier bei Sketchnotes im Meeting
Der Mythos: iPad-Sketchnotes sind bloß Papier-Sketchnotes mit Akku. Wer sauber zeichnen kann, überträgt die Fähigkeit einfach aufs Glas, der Rest ist Geschmackssache. Das mischt irgendwie zwei Dinge, die nichts miteinander zu tun haben: Unterschied zwischen Handlettering und Sketchnotes für schnelle Notizen ist da schon mal ein eigenes Kapitel, weil hübsche Buchstaben und schnelle Meeting-Notizen zwei komplett verschiedene Baustellen sind. Sketchnotes fürs Büro brauchen kein kalligrafisches Händchen. Sie brauchen ein System, das unter Zeitdruck nicht kollabiert.
Wie man dieses System ganz ohne Zeichentalent aufbaut, ist wieder eine andere Geschichte — hier geht es nur um die Frage Papier oder Glas.
Drei Tage Bullet Journal, dann kollabiert das System
Bevor das iPad überhaupt zur Debatte stand, hatte ich das Bullet-Journal-System gebastelt. Farbcodes für Prioritäten, eigene Symbole für wiederkehrende Themen, ein Index vorne im Buch. Klang beim Aufschreiben eigentlich logisch. In der Praxis hab ich am ersten Tag zu viele Farben benutzt, am zweiten die Hälfte der Symbole vergessen, und am dritten stand ich vor einer Seite, die aussah wie ein explodierter Bastelkasten. Kein Rückgängig, keine Korrektur — was einmal in Stift auf dem Papier stand, blieb halt da. Ich hab's liegen lassen und bin zurück zu simplen Strichlisten.
Der Umstieg aufs iPad kam erst danach, und zwar nicht aus Design-Interesse, sondern weil ich wissen wollte, wie andere das technisch lösen. Der Digital Lettering Kurs [Wenn du aufs iPad umsteigst] hat mir die Basics gezeigt — Pinsel-Einstellungen, Export, wie man Ebenen sinnvoll benennt, bevor man selbst im Chaos aus zehn übereinanderliegenden Skizzen versinkt.
Warum Ebenen im Meeting mehr wiegen als Übung
Hier liegt der eigentliche Unterschied, und er hat nichts mit Talent zu tun. Digitale Sketchnotes auf dem iPad geben dir Undo und Ebenen — du kannst eine Zeile verschieben, ein Symbol wieder löschen, ein Element auf eine eigene Ebene legen und später neu anordnen. Analoge Notizen erzwingen das Gegenteil: Jede Entscheidung ist sofort final. Kein Zurück. Das ist kein Nachteil von Papier, es ist einfach eine andere Denkweise. Für ein Meeting, in dem ein Stakeholder alle zehn Minuten seine Meinung ändert, ist die Undo-Funktion kein Komfort-Feature. Sie ist der Unterschied zwischen einer Seite, die man behalten kann, und einer, die man wegwirft.
Welchen Rahmen man dafür nimmt, ist nochmal eine eigene Frage — ich hab mir ein paar 5 einfache Sketchnotes Rahmen für mehr Struktur in Besprechungen angewöhnt und wechsle die kaum noch.
Die Unterschiede beim Layout für IT-Projekt-Reviews sind wieder ein eigenes Thema.
Meine Kollegin Gisa, UX Lead im Nachbarbereich, setzt Farbe deutlich systematischer ein als ich — bei ihr hat jede Farbe eine feste Bedeutung, bei mir eher eine spontane. Wie man Farbcodes für Meeting-Struktur konsequent durchzieht, würde den Rahmen hier aber sprengen.
Und wie man ganze IT-Prozesse für Stakeholder in einem Bild zusammenfasst, ist ebenfalls eine eigene Baustelle, die ich hier nicht aufmache.
Die Aufmerksamkeit beim Blatt
In einem anderthalbstündigen Review hab ich neulich beiläufig mitgezählt: Ich hab dreimal aufs Blatt geschaut, um eine Verbindung nachzuzeichnen, und kein einziges Mal aufs Handy. Vorher, mit reinen Textnotizen, war das eher umgekehrt — zwanzig Blicke aufs Handy pro Stunde waren normal, weil das Tippen allein nicht genug Aufmerksamkeit gebunden hat.
Warum das Zeichnen die Konzentration in Online-Meetings anders bindet als reines Zuhören, ist eine längere Erklärung für sich.
Und ob man dabei tatsächlich aktiver zuhört oder nur selektiver, ist nochmal eine andere Frage, die ich hier nicht beantworte.
Den Ansatz dahinter — Container und Verbindungen, die in Sekunden sitzen, statt hübscher Schrift — hab ich zuerst im Sketchnotes Kurs [Mein Einstiegs-Kurs] gesehen. Er zielt genau auf dieses Nützliche, nicht aufs Dekorative.
Wo Papier weiterhin gewinnt
Ganz falsch liegt der Mythos trotzdem nicht — nur nicht aus den Gründen, die die meisten annehmen. Papier hat keinen Akku, der leer geht, genau wenn das Sprint Planning anfängt. Papier lässt sich nicht durch ein App-Update lahmlegen, mitten im Satz. Und für eine schnelle Randnotiz, ohne App öffnen, ohne Ebene wählen, ist ein Stift manchmal schlicht schneller. Und in der Mittagspause, bei einem kurzen Umweg durchs Schanzenviertel statt direkt zurück ins nächste Meeting, denk ich manchmal genau darüber nach.
Für die Symbole selbst — was für 'Deployment', was für 'Security' steht — hab ich mir mit der Zeit eine feste Liste an Sketchnotes Symbole für Business Meetings aufgebaut, die inzwischen unabhängig vom Werkzeug funktioniert, auf Glas wie auf Papier.
Rechne dir den Umstieg nicht schön
Wer nur wegen der Ebenen umsteigt und die restliche Technik ignoriert, landet trotzdem beim Regenwurm-Knäuel — nur eben digital. Das Werkzeug ersetzt keine Struktur. Es macht Fehler nur leichter korrigierbar.
Am ehrlichsten testet man das, indem man mehrere Meetings hintereinander parallel auf Papier und auf dem iPad mitschreibt und danach vergleicht, welche Version man selbst noch versteht. Nicht welche schöner aussieht.
Die Live-Moderation im Workshop am Whiteboard ist übrigens nochmal eine andere Übung, für die der Meeting-Notiz-Vergleich hier nicht reicht.
Wer sich für den digitalen Weg entscheidet, sollte trotzdem nicht gleich mit der komplexesten Software starten — ein Blick auf die beste Software für digitale Sketchnotes hilft, bevor man sich in Funktionen verliert, die man nie braucht.
Sina hab ich am Ende genauso geschrieben: Das iPad ist nicht besser, weil es glänzt. Es ist besser, wenn Korrigierbarkeit mehr wert ist als der Widerstand von Papier unter dem Stift — und bei 62 Prozent Meeting-Anteil in der Woche ist das bei mir fast immer der Fall.