Viele Notiz-Apps liegen ungenutzt auf dem iPad, jede einmal installiert mit dem Versprechen, endlich Ordnung in die Meeting-Notizen zu bringen. Ich zähle bei mir lieber nicht mehr nach. Sketchnotes sind im Product Management kein Kreativ-Hobby, sie sind für mich der einzige Ansatz für digitales Arbeiten, der eine volle SaaS-Meeting-Woche tatsächlich übersteht. Genau deshalb ist die Wahl der Software am Ende wichtiger als das Zeichnen selbst.
Zwei Eigenschaften entscheiden bei mir, ob eine App den nächsten Sprint übersteht oder still und leise wieder vom Homescreen verschwindet: ob sich gezeichnete Elemente nachträglich verschieben lassen, ohne sie neu zu zeichnen, und wie viel Zeit zwischen Stiftbewegung und sichtbarer Linie vergeht. Alles andere – Pinselvielfalt, Vorlagen-Bibliotheken, hübsche Farbverläufe – ordne ich dem unter.
Vektor oder Pixel: Die Formatfrage im SaaS-Alltag
Pixelbasierte Apps, bei denen jeder Strich wie auf echtem Papier fixiert wird, sind für Product Manager eine Sackgasse. Zeichne ich ein Icon für eine API-Schnittstelle und merke drei Sekunden später, dass es zwei Zentimeter weiter links besser sitzt, will ich es greifen und verschieben – nicht wegradieren und neu aufsetzen. Genau das leisten vektorbasierte Apps: Jeder Strich bleibt ein eigenes, editierbares Objekt, Farbe und Stärke lassen sich nachträglich anpassen, wenn das Rot für "Blocker" plötzlich zu aggressiv wirkt.
Welche Icons ich für Blocker, Risiken oder Stakeholder überhaupt benutze, ist noch mal ein eigenes Thema – hier geht es erstmal nur um das Werkzeug darunter. Genauso wenig behandle ich hier, wie man ohne Vorerfahrung überhaupt schnell genug zeichnet, um in Echtzeit mitzuhalten. Was die Software aber leisten muss: Ich habe mir mittlerweile ein Set aus Containern und Trennern gebaut, das ich einfach dupliziere, und wenn ich dafür Sketchnotes Layout Vorlagen für komplexe IT Projekte nutze, sparen mir gute Duplizier-Funktionen im Schnitt zehn Minuten reine Strukturierungsarbeit pro Meeting.
Unendliche Leinwand statt feste Seiten
Viele Apps simulieren klassische DIN-A4- oder Letter-Seiten. Das fühlt sich vertraut an, ist im SaaS-Kontext aber oft hinderlich, weil User Journeys selten linear sind und fast nie auf ein Blatt passen. Bevor ich zur unendlichen Leinwand gewechselt bin, habe ich es mit einer Notion-Datenbank für Meeting-Notizen versucht: eigene Felder für Projekt, Datum, Entscheidung, alles sauber getaggt. Nach einer Woche hatte ich die Datenbank kein einziges Mal wieder geöffnet, weil das Eintragen selbst schon länger dauerte als das Meeting nachzubereiten.
Auf der unendlichen Leinwand fange ich in der Mitte an und wachse in die Richtung, in die das Gespräch treibt. Kommt ein technischer Exkurs zur Backend-Latenz, ziehe ich einen Pfeil nach rechts oben und öffne dort ein kleines Cluster, ohne die Hauptlinie zu verlieren. Wie man ganze IT-Prozesse und Stakeholder-Beziehungen als zusammenhängenden Fluss statt als Liste notiert, ist ein Thema für sich, aber genau diese Flow-Logik ist der Grund, warum ich nie wieder zu starren Seiten zurückwill. Genau dieses Springen zwischen Haupt- und Nebenstrang hält die Konzentration eher, als sie zu brechen. Das gilt besonders in langen Strategie-Meetings, die sich sonst in alle Richtungen ausufern.
Der Nachteil: Man verliert sich leicht. Ohne klare Ankerpunkte wird die Leinwand zum visuellen Rauschen, und genau deshalb kombiniere ich das freie Format inzwischen mit festen Überschriften als Orientierung. Trotzdem hat das klassische Notizbuch einen Vorteil, den keine Leinwand ersetzt: Schlage ich alte Retro-Notizen auf, ist die ganze Sitzung auf einen Blick sichtbar, ohne dass ich einmal scrollen muss. Bei einer langen digitalen Leinwand geht dieser Überblick oft verloren, wenn ich nicht bewusst gegensteuere.
iPad-Latenz entscheidet, ob ich im Meeting bei der Sache bleibe
Die Hardware ist inzwischen so weit, dass sich Schreiben auf Glas fast natürlich anfühlt. Druckstufen und Neigungserkennung helfen, Informationen zu gewichten: ein dickerer Strich für die Headline, ein feiner für Randnotizen. Das Gehirn scannt diesen Unterschied in Millisekunden. Entscheidend ist trotzdem die reine Latenz: Bewegt sich der Stift und die Linie erscheint erst einen Sekundenbruchteil später, bricht meine Konzentration mitten im Gespräch, und ich verpasse genau den Satz, auf den es ankommt. Wie gut man dabei gleichzeitig wirklich zuhört und nicht nur mitschreibt, ist noch mal eine andere Baustelle.
Dasselbe System nutze ich, wenn ich 1:1 Meeting Notizen visuell gestalte: ein Gesicht neben eine Aussage gezeichnet, ein Symbol für "Wachstum" neben ein Ziel gesetzt, und das Gespräch bleibt danach anders im Kopf als in einer Textwüste. Ob digitale Werkzeuge das analoge Notizbuch komplett ersetzen oder eher ergänzen, ist eine Debatte, die ich hier nicht aufmache. Für den SaaS-Alltag mit wechselnden Tools und Bildschirmfreigaben gewinnt bei mir fast immer das iPad.
Reduziertes Werkzeug-Set schlägt jede Feature-Liste
Ich habe Kollegen gesehen, die während eines Standups mit gefühlt zwei Dutzend Pinseln und Verläufen experimentiert haben. Das Ergebnis sah gut aus, aber den Inhalt des Meetings hatten sie komplett verpasst. Mein Zugriff bleibt bewusst klein: ein schwarzer Stift, ein grauer für Schatten, eine einzige Akzentfarbe. Wie man Farben systematisch als Struktur-Signal einsetzt statt nur als Dekoration, erkläre ich an anderer Stelle ausführlicher, genau wie die Frage, mit welchen Rahmen und Trennern man eine Seite überhaupt gliedert.
Bevor ich eine neue App überhaupt einrichte, teste ich nur zwei Dinge: ob sich ein Objekt anfassen und verschieben lässt, ohne es neu zu zeichnen, und wie lange es vom Antippen des Werkzeugs bis zur ersten sichtbaren Linie dauert. Ist eine der beiden Antworten nicht sofort zufriedenstellend, ist die Software für ein SaaS-Meeting zu langsam, egal wie viele Vorlagen sie mitbringt. Rainer, ein Leser aus einer Sketchnotes-Gruppe, fragt in den Kommentaren fast immer nach exakten Minuten- oder Seitenzahlen. Die kann ich ihm nicht liefern, weil das von Meeting zu Meeting schwankt, aber die beiden Kriterien oben gelten unabhängig davon. Hauke, unser Scrum Master, hat in der Retro mal gefragt, warum ich mir das mit dem Zeichnen überhaupt antue, kurz bevor er wie so oft sein Ladekabel im Konferenzraum liegen ließ und wir eine Weile auf ihn warten mussten. Live moderierte Workshops am Whiteboard laufen nach einer ähnlichen Logik, nur dass dort die ganze Gruppe mitzeichnet statt nur ich.
Handlettering oder Sketchnotes: Wo der Unterschied im Arbeitsalltag liegt
Der schmale Grat zwischen Handlettering und Sketchnotes lässt sich schnell auf den Punkt bringen: Das eine sieht gut aus, das andere rettet mir den Ablauf, wenn die Roadmap wieder mal brennt. Für den PM-Alltag zählt am Ende nur eine Frage: Lässt sich mit der Software in Echtzeit strukturieren, ohne dass die Technik selbst zum Meeting-Thema wird? Wenn ja, ist es fast egal, welche Marke auf der Verpackung steht.
Unter dem Strich bleibt bei mir immer derselbe Test: verschiebbare Objekte, niedrige Latenz, ein kleines Werkzeug-Set. Alles andere ist Geschmackssache.