Ich kann die meisten Sätze aus meinem letzten 1:1 heute nicht mehr wortwörtlich wiedergeben. Bei mir liegt die ehrliche Quote nah bei null. Produktmanagement heißt für mich extrem viel Gesprächszeit, und ausgerechnet die 1:1-Gespräche, in denen die eigentlich wichtige Feedback-Kultur entsteht, verschwinden bei mir am schnellsten wieder aus dem Gedächtnis. Sketchnotes haben daran etwas geändert – die interessantere Frage ist, wann sich visuelle Notizen wirklich lohnen und wann eine stinknormale Textnotiz genauso gut funktioniert.
Meine Antwort nach vielen 1:1-Gesprächen: Für Status-Updates reicht Text komplett aus. Sobald es aber um echtes Feedback geht – um Formulierungen, Zusammenhänge, Zwischentöne –, verliere ich mit reinem Text fast alles wieder. Das ist für mich kein ästhetisches Upgrade, sondern die einzige Methode, die diese Nuancen überhaupt festhält.
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Zwei Notiz-Systeme, ein 1:1-Termin
Es geht dabei um Feedback, um Dinge zwischen den Zeilen, um Sätze, die in einem Standup nie zur Sprache kommen. Textnotizen erfassen das Gesagte. Sketchnotes erfassen eher die Struktur dahinter – wer mit wem verbunden ist, was Ursache und was Symptom ist, wo ein Konflikt hängt.
Gisa Pranger, UX Lead im Nachbarbereich, macht das nochmal anders. Bei unserem Freitags-Lunch in der HafenCity hat sie mir kürzlich ihr System gezeigt: Sie überträgt Muster aus dem Design-Review-Prozess direkt auf Besprechungsnotizen, mit Status-Ampeln und Annotationspfeilen, wie sie sie sonst für Interface-Feedback nutzt. Für mich als PM ohne Design-Hintergrund wäre das zu viel Aufwand, aber es zeigt: Die eine richtige Methode gibt es nicht.
Wann reicht die klassische Textnotiz?
Bei reinen Faktenmeetings – Budgetfreigaben, Terminabstimmungen, kurze Status-Runden – bin ich mit Text tatsächlich schneller. Niemand braucht drei Tage später die Nuance einer Terminverschiebung. Ein Stichpunkt reicht, die Sache ist erledigt, das Blatt kann umgeblättert werden.
Bevor ich bei Containern und Pfeilen gelandet bin, hatte ich ein Bullet-Journal-System mit eigenen Symbolen und Farbcodierung aufgebaut. Es ist am dritten Tag kollabiert, weil ich mir nicht mehr merken konnte, welche Farbe wofür stand, und ich am Ende mehr Zeit mit der Legende als mit dem Zuhören verbracht habe. Farbcodierung im großen Stil ist offenbar ein eigenes Thema für sich. Meins hat jedenfalls nicht überlebt.
Sketchnotes verankern Feedback, das Text verliert
Ganze Seiten für komplexere Themen zu strukturieren ist eine andere Diskussion – dafür gibt es einen eigenen Leitfaden zu Sketchnotes Layout Vorlagen für komplexe IT Projekte im SaaS Bereich, falls dein Kontext über ein einzelnes 1:1 hinausgeht. Wie du Container und Überschriften dabei hierarchisch ordnest, ist nochmal eine andere Baustelle. Im 1:1 selbst reicht ein Bruchteil davon: zwei, drei Kästen, ein paar Pfeile, mehr nicht.
Für den technischen Einstieg nutze ich seit gut einem Jahr den Sketchnotes Kurs [Mein Einstiegs-Kurs], weil er genau auf Meeting- und Lernnotizen zielt und nicht auf schöne Buchstaben.
Ein festes Icon-Vokabular aufzubauen ist nochmal ein eigenes Projekt – meine ersten Versuche sahen eher aus wie Kleckse als wie Symbole, bis ich auf simple Container und Pfeile umgestiegen bin. Das hat auch nichts mit Handlettering zu tun: Dekorative Schrift ist ein komplett anderer Anspruch als das, was ich hier mache.
Innerhalb eines 1:1 ist vor allem Rapid Capture heikel: möglichst verzugsfrei mitzuzeichnen, während dir gerade unbequemes Feedback gegeben wird, ohne dass das Kritzeln selbst zur Ablenkung wird. Genau diese Grundtechnik erklärt Schritt für Schritt Sketchnotes lernen ohne jegliches Zeichentalent im Detail, falls du bei null anfängst.
Pfeile ziehen statt Sätze schreiben
Der Schreibtisch ist aus rohem, unlackiertem Kiefernholz – links blinkt der zweite Monitor mit dem Kalender, rechts von der Maus liegt aufgeschlagen das A5-Heft, griffbereit für den nächsten Call. Genau dort entstehen inzwischen weniger ganze Sätze und mehr Kästen mit Pfeilen dazwischen.
Wenn mein Lead einen Zusammenhang zwischen zwei Themen erklärt, zieh ich einen Pfeil zwischen den Kästen, fertig. Der visuelle Anker steht im 1:1 allerdings in direkter Konkurrenz zum Blickkontakt. Wer zu viel zeichnet, zerstört genau das Gespräch, das er eigentlich festhalten will.
Wenn mein Lead nach einer Frage kurz nachdenkt und nur die Klimaanlage im Hintergrund surrt, ist genau das mein Signal: schnell einen Kasten oder Pfeil setzen, bevor der nächste Satz kommt.
Als ich neulich alte 1:1-Notizen durchgeblättert habe, sind mir die Pfeile sofort ins Auge gesprungen, noch bevor ich ein Wort gelesen hatte – ich wusste auf einen Blick, welche zwei Themen zusammenhingen. Bei reinem Fließtext aus derselben Zeit brauche ich dagegen jedes Mal mehrere Minuten, um mich wieder hineinzudenken.
Wo beide Systeme an ihre Grenzen stoßen
Dabei filtere ich bewusst gegen den eigenen Reflex: Das Unangenehme ist meistens genau der Satz, der aufs Blatt gehört, nicht der, den ich am liebsten überhören würde. Ein kleines Glühbirnen-Symbol markiert bei mir konkrete Verbesserungsvorschläge – zwei Striche für den Sockel, ein Bogen oben, mehr braucht es nicht.
Für verzweigte Prozesse mit mehreren Stakeholdern brauchst du ohnehin eine andere Notation als für ein einfaches 1:1. Live vor einer Gruppe am Whiteboard mitzuzeichnen ist nochmal ein anderes Format als die stille Zweier-Situation im 1:1 – dort geht es um Tempo und Publikum, hier um Vertrauen und Blickkontakt.
Eine Leserin, Sina Gottwald, schreibt mir immer wieder, meist nach einem Rückschlag, nie mit der Nachricht, dass sie aufgibt. Genau dieses Durchhalten deckt sich mit meiner Erfahrung: Am Anfang sieht jedes Symbol schief aus, bis es irgendwann nicht mehr auffällt.
Ob Papier oder ein Tablet am Ende besser passt, ist wieder eine eigene Abwägung. Wer ohnehin aufs iPad wechseln will, findet im Digital Lettering Kurs den saubereren Workflow für Procreate und Apple Pencil – für mein Papier-System brauche ich das nicht, aber für Kolleg:innen mit iPad war es schon der entscheidende Unterschied.
Welches System passt zu deinem 1:1?
Bei mir läuft die Entscheidung inzwischen auf eine simple Faustregel hinaus. Reine Status- und Faktenmeetings bleiben Text, weil Tempo zählt und niemand später auf Nuancen zurückkommen muss. Sobald es um Feedback geht – um Formulierungen, Tonfall, Dinge zwischen den Zeilen –, greife ich zu Containern und Pfeilen, weil nur die visuelle Struktur diese Nuancen tagelang abrufbar hält. Text für das, was du nur einmal brauchst. Sketchnotes für das, worauf du zurückkommen willst.
Papier liegt bei mir trotzdem meistens obenauf, selbst wenn Gisas Interface-Muster nebenan deutlich eleganter aussehen.