Drei angefangene Notizbücher liegen im Regal über meinem Bildschirm, aber nur eins davon liegt gerade aufgeschlagen neben der Maus. Genau das ist der Unterschied zwischen visuellen Notizen, die meine Meeting-Effizienz wirklich verändern, und den beiden anderen, die nach ein paar Seiten einfach liegen geblieben sind.
Mein Filter dafür ist simpel: Passt das, was gerade gesagt wird, in eine von drei Kategorien (Problem, Lösung, nächster Schritt)? Wenn nicht, zeichne ich es gar nicht erst mit. Alles andere ist eigentlich nur Kontext, den ich mir notfalls hinterher noch mal erklären lasse.
Warum ich nie einen Sketchnotes-Kurs gebraucht habe
Einen Kurs habe ich nie gemacht. Dafür fehlte bei 62 Prozent Meeting-Anteil pro Woche schlicht die Zeit für ein Wochenendseminar. Was ich habe, ist ein öffentliches Tagebuch, das ich seit etwa einem Jahr führe und das mich davon abhält, nach einer anstrengenden Woche wieder zur Tastatur zurückzuwechseln.
Das Prinzip dahinter ist das Paretoprinzip, nur radikal angewendet. Ungefähr 80 Prozent von dem, was in einem Meeting gesagt wird, ist Kontext, Höflichkeit oder Wiederholung. Der Rest entscheidet über das Produkt. Sketchnotes zwingen mich, diese 20 Prozent schon beim Zuhören zu erkennen — man kann nicht alles zeichnen, also muss man wählen.
Zeichnen können muss ich dafür nicht. Fünf Grundformen reichen für so gut wie jede Notiz, den Rest übt man nebenbei — wie genau, ist eher etwas für einen anderen Eintrag hier im Tagebuch.
Ein Product-Management-Hack, der den nächsten Sprint nicht überlebt hat
Vor der Notizbuch-Phase hatte ich eine Post-it-Wand über dem Schreibtisch — jede offene Frage aus jedem Meeting auf einem eigenen Zettel, farblich sortiert nach Priorität. Klang nach einem soliden Product-Management-Hack. Nach dem nächsten Sprint war die Wand komplett leer, nicht weil alles erledigt war, sondern weil ich aufgehört hatte, überhaupt noch etwas draufzukleben.
Ende der Idee.
Der Unterschied zum Notizbuch ist simpel: Die Wand brauchte eine zweite Handlung — hingehen, lesen, aktualisieren. Das Notizbuch liegt sowieso schon offen neben der Maus, während ich ins nächste Meeting tippe. Weniger Schritte, mehr Chance, dass es überlebt.
Ich zeichne nur noch drei Boxen
Ein hitziges Strategie-Meeting zur Roadmap fürs vierte Quartal liegt ein paar Wochen zurück. Früher hätte ich eine endlose Liste getippt. Diesmal habe ich drei Container gezeichnet — Problem, Lösung, nächster Schritt — und alles, was gesagt wurde, musste in eins der drei Felder passen. Passte es nirgendwo, war es für den Moment vermutlich nicht wichtig.
Wie man solche Layouts für größere IT- oder SaaS-Projekte sauber aufbaut, ist ein eigenes Thema für sich — bei mir bleibt es meistens bei den immer gleichen drei Kästen und ein paar Pfeilen dazwischen. Größere Prozess-Flows zwischen den Stakeholdern zeichne ich in so einem Meeting nicht extra aus, das ist nochmal eine andere Übung. Symbole nutze ich bewusst wenige: ein Häkchen, ein Fragezeichen, ein Pfeil. Mehr verwirrt im Meeting nur.
Die Lücken im Gespräch zeichne ich inzwischen genauso bewusst wie die Fakten — zwei Pfeile, die sich knapp verpassen, wenn zwei Stakeholder aneinander vorbeireden, oder ein leerer Kasten mit Fragezeichen, wenn eine Entscheidung vertagt wird. Wie genau sich das mit aktivem Zuhören verträgt, habe ich in einem eigenen Eintrag aufgeschrieben: wie ich aktives Zuhören und gleichzeitig Sketchnotes zeichnen im Meeting lerne. Hier reicht der Hinweis: Es hält mich im Moment, statt dass mein Kopf zum nächsten Backlog-Item abwandert.
Was nach dem Meeting bleibt
Am Sonntag bin ich durch die Speicherstadt gelaufen, nur um für eine Weile nicht auf einen Bildschirm zu schauen, und kurz vor einer der Brücken ist mir das alte Retro-Notizbuch wieder eingefallen, das seit Wochen ungenutzt im Regal steht. Zurück am Schreibtisch habe ich es aufgeschlagen, auf der Suche nach einer Notiz von vor ein paar Wochen — und die ganze Retro lag sofort da, eine Doppelseite, kein Scrollen, kein Suchen in irgendeinem Tool. Das überzeugt mich mehr als jede Theorie zur Dual-Coding-Theorie, die besagt, dass Information besser hängen bleibt, wenn sie verbal und bildlich zugleich kodiert wird.
Rahmen und Hierarchien im Detail sind nochmal ein eigenes Handwerk — bei mir reicht ein dicker Rahmen um eine Entscheidung und ein dünner Pfeil für eine Abhängigkeit, mehr Feinschliff braucht meine Praxis gerade nicht.
Farben kommen bei mir kaum vor, das ist ein eigenes System, das ich mir bislang gespart habe. Mit klassischem Handlettering hat das Ganze ohnehin wenig zu tun, dafür fehlt mir sowieso die ruhige Hand — bei mir zählt Tempo, nicht Schönschrift.
Vier Wochen mit einem Whiteboard-Kollegen und einem Leser aus München
Hauke, unser Scrum Master, macht das schon länger auf eine andere Art — er erklärt ganze Prozesse live am Whiteboard, mitten im Sprint Planning, vor der ganzen Runde. Wenn der Marker über die Fläche zieht, quietscht es so trocken, dass ich reflexartig nach dem Fenster schaue, weil der Raum sowieso nie genug Luft hat. Live vor Publikum zeichnen ist nochmal eine andere Nummer als mein Notizbuch in der Meeting-Pause — dafür müsste ich mich erst mal trauen.
Rainer, ein Leser aus einer Sketchnotes-Facebook-Gruppe, schreibt mir inzwischen fast zu jeder neuen Folge — er kämpft als PM mit denselben unleserlichen Protokollen und experimentiert parallel mit Papier und iPad. Bei mir ist das nach etwa vier Wochen in eine klare Richtung gekippt: reines Notizbuch, kein Gerät dazwischen. Was digital am Ende einfacher ist, wäre nochmal ein eigener Eintrag.
Wer wissen will, warum Vorteile von Sketchnotes im Business den PM Alltag im SaaS erleichtern, findet dort die größere Perspektive dazu — hier bleibt es bei diesem einen Tagebucheintrag pro Woche.
Ein einziger Filter ist übrig geblieben, den ich inzwischen automatisch anwende: Lässt sich ein Satz sofort einer der drei Boxen zuordnen, zeichne ich ihn. Lässt er sich das nicht, war er vermutlich nicht der Kern der Entscheidung — und dann lasse ich ihn weg.