Ob ein Dutzend oder vierzig Symbole für einen kompletten Softwarezyklus ausreichen, begleitet mich im Produktmanagement-Alltag eines Hamburger SaaS-Unternehmens, seit ich versuche, technische Meetings mit visuellen Notizen statt mit Fließtext festzuhalten. Ein Sketchnotes-Kurs zeigt die Grundtechnik: Kreis, Quadrat, Linie, fertig. Wie viel Vokabular ein Meeting über Softwareentwicklung wirklich braucht, steht in keinem Kursmaterial. Zwei Antworten kursieren gerade in meinem Umfeld, und sie widersprechen sich fast komplett.
Mein Kalender behauptet, ich verbringe 62 Prozent meiner Arbeitswoche in Meetings. Product Management heißt in der Praxis: zuhören, mitschreiben, nicht untergehen. Wenn Entwickler über Deployment-Pipelines oder Microservices sprechen, kommt Text nicht hinterher, ein Symbol schon eher. Nur: Wie viele davon braucht so ein Vokabular wirklich, damit es im Ernstfall trägt und nicht selbst zur Verschlüsselung wird?
Wie viele Symbole braucht man für Softwareentwicklung in einem technischen Meeting wirklich?
Genau darüber bin ich mit Maximilian uneinig, einem Junior PM aus einem anderen SaaS-Unternehmen, den ich über LinkedIn kenne. Er hat einen eigenen Symbol-Katalog aufgebaut mit über 40 Einträgen, sauber sortiert, für so ziemlich jedes Konzept, das in einem Sprint auftauchen kann. Ich komme mit deutlich weniger aus. Beide Ansätze funktionieren, nur eben in unterschiedlichen Situationen, und genau da wird es interessant.
Maximilians Katalog mit über 40 Einträgen
Sein System ist beeindruckend, ehrlich. Für jede API-Variante ein eigenes Icon, für Caching, für Rate-Limiting, für jeden Deployment-Status eine andere Pfeilform. Sitzt er in einem Architektur-Review, hat er für praktisch jedes Detail schon ein Zeichen parat. Das Problem taucht erst in Echtzeit auf: Ein Katalog mit 40 Einträgen muss im Kopf abrufbar sein, während jemand mit hoher Geschwindigkeit über Kafka-Topics redet. Suchen kostet Zeit, und Zeit ist in einem Meeting das Knappste, was es gibt.
Maximilian sagt, das Nachschlagen werde mit der Übung irgendwann so selbstverständlich wie das Alphabet. Kann sein. Bei mir hat sich das nie eingestellt, sobald ich versucht habe, mehr als ein Dutzend Symbole parallel im Kopf zu halten. Deshalb bin ich in eine andere Richtung gegangen.
Mein Set bleibt bei elf Zeichen
Meine eigene Liste ist kurz, und das ist Absicht. Die Datenbank ist ein Zylinder: zwei Ovale, zwei Striche, sieht aus wie eine Konservendose, aber jeder im Raum weiß sofort, wo die Daten liegen. Bei der API reichen zwei Kreise mit einer Linie dazwischen, ein Stecker-Symbol im Kopf, mehr braucht die Schnittstelle nicht. Ein Kreis mit sechs Beinen steht für den Bug, kein anatomisch korrektes Insekt, nur das Signal: Hier läuft etwas schief. Und der User ist einfach ein Kreis auf einem Halbkreis, das klassischste aller Icons. Nach dem dritten Strich verfliegt der scharfe Geruch vom Fineliner fast komplett, aber genau in diesem kurzen Moment merke ich schon, ob das Symbol sitzt oder ob ich noch mal ansetzen muss.
Bevor ich bei elf Zeichen gelandet bin, habe ich es mit dem Gegenteil versucht. Vorgefertigte Meeting-Vorlagen aus dem Netz in unsere Confluence kopiert, Kategorien angelegt, alles sauber beschriftet, und trotzdem nichts wiedergefunden, wenn ich später eine bestimmte Entscheidung suchen musste. Das Problem war nie die Vorlage. Das Problem war, dass ich mir fremde Struktur übergestülpt habe, statt meine eigene zu bauen. Der Grund, warum ich seither wichtige Informationen in Meetings schneller filtern kann, ist simpel: Das Symbol muss aus meiner eigenen Hand kommen, nicht aus einer fremden Vorlage.
Zwei Systeme im selben Meeting gegeneinander antreten lassen
Der Unterschied wird sichtbar, sobald echter Zeitdruck dazukommt. In einer Architektur-Diskussion über eine Datenbank-Migration, in der sich die Argumente im Kreis drehen, stehe ich am Whiteboard und zeichne genau die Symbole, die ich im Schlaf kann: drei Zylinder, ein paar Pfeile, ein dickes X über dem alten Speicherort. Kein Nachdenken, keine Suche im Kopf nach dem richtigen Icon aus vierzig Möglichkeiten. Der Lead-Entwickler nickt, jemand murmelt „genau so", und die Diskussion bewegt sich weiter.
Vor Kollegen ans Whiteboard zu treten und mit dem Marker einfach loszulegen, fühlt sich nicht für jeden selbstverständlich an, die Angst vor dem Zeichnen im Meeting ist real, nicht nur eine Floskel aus einem Kurs-Werbetext. Was dagegen hilft, ist ein kleines, wiederholbares Set. Elf vertraute Formen fühlen sich anders an als vierzig, die man erst im Kopf durchsuchen muss, während zehn Leute zuschauen.
Dasselbe Muster zeigt sich später, wenn ich die Notizen noch mal brauche. Ich schlage die Seite von der letzten Retro auf, und alles ist sofort da, kein Scrollen, kein Ctrl+F, kein Rätselraten, welches Symbol wofür stand. Maximilians Katalog verlangt in dem Moment mehr Gedächtnisarbeit, seine Seiten sind dichter, aber auch codierter. Für ihn funktioniert das, weil er sie ständig benutzt. Bei mir würde es kollabieren.
Wie man eine Seite grundsätzlich mit Rahmen und Struktur ordnet, wie ein größeres Symbol-Vokabular für Business-Meetings im Allgemeinen entsteht oder welches Seitenlayout sich für IT-Projekte und SaaS-Produkte eignet, sind eigene Baustellen, die ich hier nicht aufmache. Genauso wenig geht es um Farbcodierung in Notizen oder um den Unterschied zwischen Handlettering und Sketchnotes.
Was zählt, wenn die Zeit knapp wird
Am Ende ist das keine Glaubensfrage zwischen zwei Systemen, sondern eine Frage nach dem Kontext. Ein umfangreicher Katalog wie Maximilians lohnt sich, wenn eine Sammlung außerhalb vom Meeting griffbereit sein soll, als Nachschlagewerk beim Vorbereiten von Docs oder Slides, wo Zeit für Genauigkeit da ist. Ein kleines Set wie meins lohnt sich, wenn in Echtzeit gezeichnet werden muss, während jemand mit hoher Geschwindigkeit über Kafka-Topics oder Rate-Limits spricht und niemand auf einen Suchvorgang im Kopf wartet.
Wie man das komplett ohne Vorkenntnisse von null lernt, ob es auf einem Tablet genauso funktioniert wie auf Papier, wie selektives Zuhören beim Mitzeichnen gelingt, wie man ganze Prozesse als Flow für Stakeholder darstellt, wie man einen Workshop am Whiteboard moderiert, wie man Features räumlich gegeneinander priorisiert oder wie man einen Zeichenfehler mitten im Meeting korrigiert, ohne die Seite zu ruinieren – das sind alles eigene Fragen für andere Gelegenheiten. Was bleibt: dass visuelle Notizen den Wissenstransfer im Team verbessern, unabhängig davon, wie groß das eigene Symbol-Set am Ende ist.
Mein Nachbar Matthias, der ebenfalls remote arbeitet, fragt mich regelmäßig, bei wie vielen Symbolen ich inzwischen halte. Elf, sage ich dann. Er nickt, als könnte er sich das selbst nie merken.