Der Tintengeruch ist nach dem dritten Strich weg, dann bleibt nur noch das Papier. Genau in diesem Moment entscheidet sich, ob aus einer Sketchnote brauchbare Notizen für den Product-Management-Alltag werden oder bloß ein Gekritzel für die Schublade. Meeting-Kultur bei uns heißt: wenig Zeit, viele Themen, kein Raum für Kunst. Visuelle Notizen brauchen deshalb einen festen Satz an Symbolen – keinen, der bei jedem neuen Begriff wieder bei null anfängt.
Bevor ich überhaupt Symbole gezeichnet habe, habe ich eine Zeit lang unsere Standups aufgenommen. Keine einzige Aufnahme habe ich mir danach noch einmal angehört. Das Aufnahmegerät hat nur mein schlechtes Gewissen dokumentiert, sonst nichts. Seitdem gilt bei mir: Wenn eine Methode nicht in Echtzeit funktioniert, taugt sie im Meeting nichts.
Zwei Strategien für ein Sketchnotes-Vokabular
Grundsätzlich gibt es zwei Wege, sich für Meetings ein Symbol-Set aufzubauen. Der eine: ein fester Kern aus wiederkehrenden Icons, den man auswendig kann. Der andere: für jeden neuen Begriff spontan ein neues Bild erfinden. Für Meeting-Sketchnotes reicht ein Kernsatz von 12 bis 15 wiederholbaren Symbolen – mehr Vielfalt verlangsamt im Live-Meeting und erhöht die Fehlerquote. Das ist keine Faustregel aus einem Ratgeber, das ist das Ergebnis von Monaten mit vollgekritzelten Seiten.
Mein Fehler am Anfang war zu glauben, Symbole müssten hübsch sein. Falsch. Ein Icon im Meeting muss vor allem schnell sein – brauche ich länger als ein paar Sekunden, ist die Diskussion schon zwei Sätze weiter. Alles, was ich zeichne, baut auf denselben Grundformen auf: Punkt, Linie, Kreis, Dreieck, Quadrat. Kombiniert ergeben sie fast jedes Bürokonzept.
Zwölf Symbole, die sitzen
Über die letzten Monate haben sich genau zwölf Symbole herauskristallisiert, die ich fast blind zeichne. Sie decken den Großteil meines Arbeitsalltags ab, und keins davon braucht mehr als ein paar Sekunden auf dem Papier.
Die Rakete – ein Oval mit einem Dreieck obendrauf und zwei kleinen Flossen – steht für Launch oder ein neues Feature. Die Zielscheibe, drei Kreise ineinander mit einem Kreuz in der Mitte, sind unsere KPIs. Eine Glühbirne, ein Kreis auf einem kleinen Viereck, markiert eine Idee, meistens eine, die das Budget sprengt. Zwei gezackte Linien als Blitz stehen für Konflikt, Bug oder technisches Problem. Eine Lupe mit schrägem Strich heißt Research oder User-Feedback, ein Rechteck mit einem V darin ist Kommunikation oder ein Mailing. Ein U mit einer geraden Linie oben ist mein Zeichen für Security oder Privacy, ein Rechteck mit kleinem Gnubbel am Ende steht für Kapazität oder Server-Last. Zwei Dreiecke, die sich an der Spitze berühren, markieren eine Deadline, ein Eimer mit zwei Strichen als Deckel zeigt, welches Feature endlich gestrichen wird. Ein Kreis mit Bügel ist ein Schloss für abgeschlossene Sprints oder vertrauliche Themen, ein großes Dreieck steht für die langfristige Vision.
Diese zwölf Symbole sind meine Anker, keine Kunstwerke. Ich schlage das Notizbuch bei der Retro auf und sehe die ganze Woche auf einen Blick, kein Scrollen, kein Suchen. Ob das am Ende so auf Papier bleibt oder doch aufs Tablet wandert, ist nochmal eine ganz eigene Abwägung. Oft werde ich gefragt, ob ich jetzt unter die Künstler gegangen bin – der Unterschied zwischen Handlettering und Sketchnotes für schnelle Notizen ist mir dabei wichtig, mehr will ich hier dazu nicht sagen.
Wächst das Set mit, wächst auch die Verwirrung
Man kann es übertreiben. Vor einiger Zeit habe ich versucht, jede Metapher meines Chefs einzeln zu visualisieren – 'low hanging fruits', 'sailing into the wind'. Mein Notizbuch sah danach aus wie ein Wimmelbild, und am Ende wusste ich selbst nicht mehr, was die Kernbotschaft war.
Ähnlich lief es mit der Cloud. Statt der einfachen Version aus drei Halbkreisen habe ich in einer Architektur-Session versucht, eine flauschige Wolke mit Schattierung zu malen – das Ergebnis sah eher aus wie eine deformierte Kartoffel. Mein Sitznachbar fragte im Flüsterton, ob wir jetzt über Agrar-Tech reden.
Bei einem Spaziergang durch die Speicherstadt zeige ich einem Nachbarn, der im Keller sein eigenes IPA braut, eine Seite mit den zwölf Kern-Symbolen – ohne ein Wort Kontext. Er tippt sofort auf den Blitz und sagt 'Problem'. Das feste Set funktioniert offenbar auch außerhalb des Konferenzraums, die Kartoffel-Wolke hätte er nie erraten.
Wie viele Symbole verträgt ein Meeting?
Die Antwort hängt vom Tempo des Meetings ab, nicht vom Talent. In einem Daily-Sync mit wenigen Minuten Redezeit pro Person bleibt keine Sekunde, um sich ein neues Symbol auszudenken – da zählt nur, was im Kopf schon abrufbar ist. Wie sehr so ein eingeübtes Symbol die eigene Aufmerksamkeit im Online-Meeting überhaupt festhält, ist noch mal ein eigenes Thema. Und ob ich dabei wirklich noch zuhöre oder nur noch auf Stichworte warte, die sich zeichnen lassen, lasse ich hier bewusst offen.
Wie man dieses Tempo überhaupt in die Hand bekommt, wenn man bei null anfängt, ist eine andere Geschichte als diese hier. Auf welcher Seitenaufteilung die Symbole am Ende landen, hängt vom Projekt ab und würde diesen Text sprengen. Auch die Frage, ob Farbe beim Sortieren hilft oder in der Hitze des Gefechts nur ablenkt, lasse ich bewusst außen vor – ich zeichne im Meeting ohnehin nur mit einem schwarzen Stift.
In einer festgefahrenen Diskussion über die nächste Roadmap greife ich stattdessen zum Marker und zeichne eine Flasche mit engem Hals ans Whiteboard, die vielen Punkte darin sind unsere liegen gebliebenen Backlog-Items. Die Diskussion hört auf, sich im Kreis zu drehen, alle reden plötzlich über die Zeichnung statt übereinander. Wie man auf diese Weise sogar ganze Workshops am Whiteboard moderiert, habe ich an diesem Nachmittag nur gestreift. Auch wie sich ganze IT-Prozesse für Stakeholder in einem Fluss aus Pfeilen und Kästen abbilden lassen, ist ein Thema für sich. Wie diese Symbole sich zu einfache Sketchnotes Rahmen für mehr Struktur in Besprechungen ordnen, ist ein eigenes Kapitel, das ich hier nicht aufmache.
Kern-Set nutzen, Sonderzeichen sparen
Die Faustregel, die bei mir hängen geblieben ist: Kern-Set einsetzen, wenn Tempo zählt – Standup, Daily-Sync, jedes Update unter Zeitdruck. Ein Sonderzeichen nur dann erfinden, wenn sofort Zeit ist, es zu erklären, wie am Whiteboard, oder wenn ich es hinterher in Ruhe ins Notizbuch übertragen kann, wie bei einer Retro.
Diesen Kampf gegen den eigenen Perfektionismus habe ich in einem früheren Text schon beschrieben, in Woche 1: Mein erstes Meeting-Massaker. Er ist nicht verschwunden, ich ignoriere ihn nur inzwischen zuverlässiger. Die zwölf Symbole sitzen, die Angst vor dem leeren Blatt ist weg. Und wenn ich abends das Notizbuch zuklappe, weiß ich, worüber wir eigentlich gesprochen haben.