Drei Pfeile, zwei Boxen, ein Kreis um die Zahl, die gerade explodiert. Jemand fragt zum wiederholten Mal, warum der Churn in Segment B abknickt, und ich zeichne, bevor ich lange erkläre. Die Antwort auf die Frage, die mir seitdem ständig gestellt wird — wie stellt man SaaS-KPIs eigentlich so dar, dass ein Report beim ersten Lesen sitzt — ist kurz: Zahl in eine Box, Richtung als Pfeil, Ursache als Verbindung. Kein Tool macht visuelles Reporting schneller als ein Fineliner.
Kurzer Hinweis, bevor es weitergeht: Dieser Text enthält Affiliate-Links. Buchst du darüber einen Kurs, bekomme ich eine Provision, am Preis für dich ändert das nichts. Das Grundprinzip mit Box und Pfeil habe ich mir im Sketchnotes-Kurs angeeignet, den ich seit der Umstellung von reinen Textprotokollen regelmäßig nutze.
Vorher hatte ich anderes versucht. Standups aufgenommen, um sie später noch mal anzuhören. Nie passiert. Die Audiodateien liegen vermutlich immer noch unangetastet irgendwo auf meiner Festplatte.
Wie zeichnet man Retention, Churn und MRR, ohne dass es zum Rätsel wird?
Ausgeschrieben passt „Monthly Recurring Revenue" in keine Box, also steht bei mir nur „MRR", fett, mit einem Pfeil, der zeigt, ob die Zahl wächst oder schrumpft. Im Kern geht es dabei um visuelle Hierarchie — welche Information zuerst ins Auge fällt —, aber das ist ein eigenes Thema für sich. Der Sketchnotes-Kurs war für mich der Einstieg in dieses Prinzip: kein Kunstunterricht, sondern ein System, das Information filtert, bevor sie aufs Papier kommt.
Ein Pfeil aus einer alten Notiz, den ich auf Anhieb wieder lese, ohne Legende, ohne Rätselraten — das ist für mich der eigentliche Test, ob eine Sketchnote funktioniert hat. Text braucht Kontext, um wieder verständlich zu werden. Eine Box mit Pfeil braucht das nicht.
SaaS-KPIs im AARRR-Trichter: Boxen statt Bullet-Points
In der SaaS-Welt arbeiten wir oft mit dem Pirate-Metrics-Modell: Acquisition, Activation, Retention, Referral, Revenue. Reiht man diese KPIs nur als Liste auf, geht der Zusammenhang zwischen den Phasen verloren. Als Trichter gezeichnet bleibt er sichtbar.
Die Churn-Raten werden in meiner Zeichnung zum Leck im Trichter, nicht zur Prozentzahl in einer Tabelle. Über ein Loch redet ein Stakeholder anders als über eine Zahl mit zwei Nachkommastellen. Farbe kommt bei mir dabei nur für die Richtung einer Entwicklung zum Einsatz, nie für die Kategorie — Trend statt Taxonomie, mehr Regel braucht es nicht. Wie man so ein Board für ein ganzes IT- oder SaaS-Projekt überhaupt aufteilt, ist wieder eine eigene Entscheidung, die ein anderes Mal dran ist.
Wenn IT und Business aneinander vorbeireden
Bei einer Kennzahl wie Customer Acquisition Cost zeichne ich eine kleine Geldbörse, verbunden über einen Pfeil mit einem User-Symbol — simpel, aber genau da liegt die Übersetzungsarbeit zwischen Technik und Business. Welche Symbole sich für Business-Meetings grundsätzlich eignen, ist nochmal eine eigene Liste, die hier nicht das Thema ist. Am meisten geholfen hat mir, IT Prozesse mit Sketchnotes für Stakeholder im Team zu visualisieren — dieser Ablauf-Notation widmet sich ein anderer Text ausführlich.
Live mitzeichnen, wenn der Incident brennt
Der Marker quietscht leicht über die glatte Fläche, die Luft im Raum ist nach zwei Stunden Meeting spürbar verbraucht, und im Hintergrund aktualisiert jemand parallel das Incident-Ticket. Ich zeichne die Customer Journey live mit und markiere die Stelle, an der die Schnittstelle weggebrochen ist. Direkt daneben setze ich die betroffenen KPIs in Relation.
Was den Raum tatsächlich ruhig hält, ist weniger das Bild selbst als die Reihenfolge, in der ich zeichne — sie lenkt die Aufmerksamkeit dahin, wo sie gerade hin muss, und das ist wieder sein eigenes Thema. Genauso, wie man beim Zuhören entscheidet, welcher Satz überhaupt eine Box wert ist, statt jedes Wort mitzuschreiben — auch das eine eigene Fähigkeit für sich. Es hilft enorm, wenn man Sketchnotes schnell zeichnen lernt um im Meeting Schritt zu halten.
Wann schlägt eine Sketchnote das Dashboard?
Ein Dashboard sagt, dass etwas kaputt ist. Eine Sketchnote zeigt, wie es kaputt gegangen ist. Bei akuten Incidents zählt in einem hochagilen Team die schnelle, gemeinsame Zeichnung fürs Brainstorming mehr als ein aggregierter Monatsreport.
Sobald mehrere Leute gleichzeitig vor demselben Board stehen, wird daraus fast Moderation statt Notiz — auch dafür braucht es eine eigene Technik, die hier nur am Rand vorkommt. Mit dekorativer Handschrift hat das nichts zu tun, das ist ein komplett anderes Handwerk mit anderem Ziel. Genau darum ist es für mich zum wichtigsten Werkzeug geworden, um Stakeholder im SaaS zu überzeugen.
Muss ich zeichnen können, um Meetings zu retten?
Nein. Meine Handschrift erinnert eher an ein Rezept vom Arzt als an Kalligrafie, und mein erster Trichter für den Funnel wurde von einem Kollegen für eine Eistüte gehalten — er fragte allen Ernstes, ob wir jetzt ins Eisgeschäft einsteigen. Gelacht haben wir beide, verstanden hat er die Zahl trotzdem.
Ein Freund von mir braut im Keller sein eigenes IPA, ganz ohne Braukurs — anderes Chaos, gleiches Prinzip: anfangen, mit den Fehlern leben, System draus bauen. Wie schnell man zur ersten brauchbaren Notiz kommt, ohne wochenlang zu üben, ist wieder eine eigene Frage, die an anderer Stelle beantwortet wird.
Papier bleibt der Startpunkt, das iPad kommt später
Zwischen Papier und iPad wechsle ich je nach Situation, aber welches Medium sich wann wirklich lohnt, ist nochmal ein eigenes Kapitel, das ich an anderer Stelle ausführlich durchgehe. Nach einem langen Bürotag hilft mir oft ein kurzer Spaziergang durch die HafenCity, um den Kopf freizubekommen, bevor ich die letzte Notiz vom Tag noch mal durchgehe — für meine Produktivität im Hamburger PM-Alltag macht dieser kleine Umweg spürbar was aus.
Wer den gleichen Weg gehen will, ohne sich in komplizierten Zeichentechniken zu verlieren: Der Sketchnotes-Kurs ist die Basis für das, was ich heute visuell umsetze. Und wer merkt, dass die eigenen Notizen später lieber digital auf dem iPad weiterleben sollen, findet im Digital Lettering Kurs den logischen nächsten Schritt — auch wenn ich empfehle, erst mal mit Stift und Papier anzufangen.
Nächster Call in zehn Minuten. Fineliner liegt bereit.