Zwölf Zeilen in einer Excel-Tabelle, ein Quartal Laufzeit — und im nächsten Meeting konnte sie schon niemand mehr aus dem Kopf wiedergeben. Genau da beginnt das eigentliche Problem der OKR-Planung: Nicht das Format ist falsch, sondern der Speicherort — im Kopf bleibt selten etwas, das nur als Text vorlag. Seit ich versuche, Ziele als visuelle Notizen statt als Tabellenzeilen festzuhalten, sieht Team-Alignment bei uns anders aus. Im Produktmanagement redet jeder über Alignment, aber kaum jemand fragt, ob das gemeinsame Bild im Kopf überhaupt dasselbe ist.
Der einzige Kurs, den ich dafür durchgearbeitet habe, ist der Sketchnotes Kurs — kein Schnörkel-Lettering, sondern ein Werkzeug für Meeting-Notizen, die am nächsten Tag noch Sinn ergeben.
OKR-Planung als Bild statt als Tabelle
Was Objectives and Key Results im Kern sind, lässt sich schnell nachlesen — mich interessiert hier nur die Praxis: Ein Ziel in Wort-Form verblasst im Kopf, sobald das nächste Meeting anfängt. Ein Bild verblasst langsamer. Das ist keine Designtheorie, das ist einfach, was am Whiteboard hängen bleibt, wenn drei Meetings später noch jemand draufzeigt.
Angefangen hat das mit dem Moment, in dem ein Sketchnotes Kurs meine Sicht auf unleserliche Meeting Notizen änderte. Plötzlich war ein Objective kein Fließtext-Satz mehr, sondern ein einzelnes Symbol, auf das man zeigen kann, ohne zu scrollen.
Warum das Bullet Journal nach drei Tagen tot war
Bevor der Marker kam, kam ein Bullet Journal. Eigene Symbole für Aufgaben, Farben für Priorität, ein System, das auf dem Papier großartig aussah. Für OKRs habe ich es genauso versucht — jedes Objective ein eigenes Icon, jeder Status eine Farbe.
Am dritten Tag war es tot. Nicht, weil die Idee schlecht war, sondern weil außer mir niemand die Symbole entziffern konnte. Ein Kreis mit einem Punkt drin bedeutete für mich "in Arbeit, aber blockiert" — für den Rest des Teams bedeutete er gar nichts. Das hat mit Lettering — hübschen Buchstaben — nichts zu tun: Sketchnoting fürs Team ist Informationsverarbeitung ohne Legende.
Fünf Formen für jedes Objective
Fünf Grundformen reichen: Punkt, Linie, Kreis, Quadrat, Dreieck. Kein Talent nötig, nur diese fünf — und plötzlich braucht niemand mehr eine Legende, weil jeder im Raum weiß, was ein Kreis ist. Das Objective wird ein Leuchtturm am Rand des Whiteboards, die Key Results werden Wellen, die darauf zurollen, jede mit einer Zahl. Objective oben und breit, Key Results klein und darunter — das ist im Kern nichts als visuelle Hierarchie: Wichtiges groß, Details klein.
Gisa, UX Lead im Nachbarbereich, hat mich mal gefragt, warum meine Wellen alle gleich blau sind. Sie codiert Key Results konsequent nach Ampel-Farbe, ich schaffe es meistens bis "irgendwie bläulich". Mein Symbol-Set für Business-Meetings ist über die Zeit gewachsen, aber wie man eine Seite für ein IT- oder SaaS-Projekt überhaupt aufteilt, ist nochmal eine eigene Frage, die ich hier nicht aufmache.
Wenn die Skizze das Ziel verfehlt
Nicht jede Skizze gelingt live. Für das Key Result "API-Stabilität" wollte ich einmal einen komplexen Server-Turm zeichnen, um technische Tiefe zu zeigen, während das Team wartete. Das Ergebnis sah aus wie ein schiefer Stapel Pfannkuchen. Zehn Minuten Gelächter, dann die Frage vom Lead Dev, ob wir jetzt ein Frühstücks-Startup gründen. Am Ende stand ein simples Quadrat mit einer Stütze darunter, und das reichte völlig.
Genau das ist der Punkt, wenn man SaaS Metriken und KPIs zu visualisieren versucht: Tempo schlägt Schönheit, jedes Mal: reines schnelles Erfassen unter Zeitdruck, nicht die schönste Linie. Zeichnen während jemand redet ist dabei nur eine Vorauswahl in Echtzeit: Man kann nicht alles mitschreiben, also entscheidet die Hand mit, welcher Halbsatz gerade zählt.
Zwei Container, ein roter Pfeil
Eine festgefahrene Diskussion über eine Abhängigkeit zwischen zwei Teams lief tagelang über E-Mail und eskalierte in Slack-Threads, ohne dass sich etwas bewegte. Am Whiteboard zeichnete ich zwei Container und dazwischen einen dicken roten Pfeil, der an einer Wand abprallte — nichts anderes als eine kleine Flow-Notation für die Blockade zwischen den Systemen. "Hier hängen wir", mehr musste ich nicht sagen. Innerhalb von zwei Minuten stand die Lösung, und wir markierten die neuen Action Items direkt visuell.
Sina, eine Leserin, die mir nach einem der Wochenbeiträge geschrieben hat, wollte genau das wissen: ob sich sowas live moderieren lässt, ohne dass die Diskussion stehen bleibt, während man zeichnet. Zeichnen und Moderieren fallen in solchen Momenten zusammen — die Linie zwischen den zwei Containern war die Moderation, kein Nebenprodukt davon. Sina hat darauf noch drei Rückfragen geschickt, bevor sie sich mit der Antwort zufriedengab — das scheint bei ihr Prinzip zu sein.
Für dich oder fürs Team: Wann welches System trägt
Der Unterschied zwischen dem toten Bullet Journal und den Wellen am Whiteboard war nie die Zeichenqualität. Es war die Frage, für wen das System gedacht ist. Ein privates Symbol-System mit eigener Farblogik funktioniert hervorragend, solange nur eine Person es liest — für die eigene Task-Liste, für persönliche Prioritäten, für alles, was nicht durch einen Raum voller Stakeholder übersetzt werden muss. Sobald ein Bild aber Team-Absprachen tragen soll, muss es ohne Legende auskommen: fünf Formen, die jeder kennt, statt fünfzehn Symbole, die nur ich erklären kann.
Ob dieses Bild dann auf Papier bleibt oder in ein digitales Board wie Miro wandert, ist nochmal eine andere Abwägung, die für sich steht — bei einem verteilten Team über Zeitzonen hinweg reicht ein Foto vom Whiteboard jedenfalls nicht aus. Genauso wenig geht es hier um Aufmerksamkeit in Online-Meetings, wo eine Skizze eher als Anker fürs Auge dient als um Notiz-Systematik — auch das ein eigenes Thema. Team-Alignment beginnt für mich trotzdem am selben Punkt: erst das Bild, dann die Diskussion, nie umgekehrt.
Falls die eigene OKR-Liste das Team eher lähmt als motiviert: Fang mit den fünf Grundformen an, probier sie im nächsten Planning aus. Der Sketchnotes Kurs ist der einzige, den ich dafür durchgearbeitet habe — kein Kunstunterricht, nur ein System, das auch am dritten Meeting noch lesbar ist. Ein Leuchtturm, der aussieht wie ein Pfannkuchen, schlägt trotzdem jede Tabelle, die keiner mehr liest.