Gut zeichnen können und ein Meeting so mitschreiben, dass man es drei Tage später noch versteht – das sind zwei völlig unterschiedliche Fähigkeiten, die in den meisten Meeting-Hacks-Listen und Sketchnotes-Kurs-Beschreibungen trotzdem in einem Atemzug genannt werden. Im Produktmanagement, wo mein Kalender aus Standups, Retros und Stakeholder-Reviews besteht, hielt ich lange mein eigenes Gekritzel für das Problem. Es war nicht die Handschrift. Es waren fehlende visuelle Notizen mit echter Struktur.
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Der Irrtum mit dem Zeichentalent
62 Prozent meiner Arbeitswoche verbringe ich laut Kalender in Meetings. Kann ich danach meine eigenen Protokolle nicht mehr entziffern, sind diese 62 Prozent schlicht verschenkt. Bevor der Sketchnotes-Kurs überhaupt eine Option war, habe ich vorgefertigte Meeting-Vorlagen in Confluence kopiert – und beim späteren Suchen trotzdem nichts von dem gefunden, was ich eigentlich brauchte. Das Problem lag nie an der Vorlage. Es lag daran, dass reiner Text keine Hierarchie transportiert.
Deshalb habe ich mich für den Sketchnotes Kurs [Mein Einstiegs-Kurs] entschieden, der mit einfachen Symbolen, Verbindungen und Containern arbeitet statt mit Kalligrafie. Für jemanden, der in Jira-Tickets und Tabellen denkt, war genau das der Punkt, an dem ich überhaupt bereit war, einen Fineliner in die Hand zu nehmen.
Was den Unterschied macht, ist visuelle Hierarchie – eine Überschrift, ein Rahmen, ein Inhalt, sauber in Ebenen getrennt, wie ich es in 5 einfache Sketchnotes Rahmen für mehr Struktur in Besprechungen beschrieben habe. Keine schöne Schrift. Kein ruhiger Strich.
Selbst Farbcodierung ist nur ein weiteres System – rot für Blocker, grün für erledigt – keine gestalterische Spielerei.
Braucht es Talent, um ein Meeting lesbar festzuhalten?
Nein. Es geht dabei auch nicht darum, hübsch zu zeichnen, sondern schnell genug zu sein, dass die nächste Wortmeldung nicht verloren geht – eher Tempo-Training als Kunstunterricht.
Ein Kollege hat meine ersten Pfeile im Sprint Planning für ein Erdbebendiagramm gehalten. Ganz falsch lag er damit nicht.
Maximilian Dürr, ein Junior-PM bei einem anderen SaaS-Unternehmen, den ich über LinkedIn kenne, hat sich mittlerweile einen eigenen Symbol-Katalog mit über 40 Einträgen aufgebaut. Das hat mit Talent herzlich wenig zu tun – das ist Fleißarbeit an der eigenen Bildsprache, dieselben drei Symbole zwanzigmal zeichnen, bis sie sitzen.
Meeting-Hacks machen erst mit dem richtigen Layout einen Unterschied
Bei IT-Themen wie Microservices-Abhängigkeiten entscheidet oft schon die Wahl des Layouts, ob eine Notiz später nachvollziehbar bleibt – Fluss von links nach rechts, Spalten, oder ein Cluster um einen Mittelpunkt. In einem chaotischen Sprint Planning genügten neulich drei Symbole und zwei Rahmen, um die Abhängigkeiten unserer Services als klaren Fluss zu skizzieren, noch bevor jemand eine Nachfrage dazu gestellt hat. Am Ende hat jemand aus dem Dev-Team gefragt, ob er ein Foto von der Seite haben kann.
Für die Frage, wer bei einem Feature blockiert oder unterstützt, nutze ich inzwischen oft Sketchnotes Männchen für Stakeholder Analysen. Ein Strichmännchen mit Sprechblase sagt oft mehr als drei Sätze Protokoll – vorausgesetzt, der Einsteiger-Kurs hat einem vorher beigebracht, wie man ein Gesicht mit drei Strichen andeutet, ohne dass es aussieht wie ein Unfall.
Mein Team Lead hat neulich über meine Schulter geschaut, während ich eine Timeline für ein Feature skizziert habe, und einfach nichts gesagt. Das werte ich als gutes Zeichen.
Wo das System an seine Grenzen kommt
Zuhören und Zeichnen gleichzeitig ist kein Automatismus. Wer zu sehr mit der perfekten Glühbirne für eine Idee beschäftigt ist, verpasst die Nuance in der Stimme des Product Owners. Der Trick heißt selektives Zuhören: nicht jedes Wort mitschreiben, sondern entscheiden, welcher Satz überhaupt ein Symbol verdient.
In Online-Calls reicht oft ein einziges Symbol in der Ecke der Seite, um die Konzentration zu halten – mehr braucht es nicht, keine Notiz-App mit Push-Benachrichtigungen. Bei einem langen Call merkt man plötzlich, dass das Wasserglas neben dem aufgeschlagenen Heft komplett abgestanden ist, weil man es zwei Stunden nicht angerührt hat.
Papier, iPad und die Frage, was als Nächstes kommt
Handlettering und Sketchnotes sind zwei unterschiedliche Baustellen: das eine macht Buchstaben schön, das andere macht Inhalte lesbar. Wer später dekorativer werden will, findet das im Handlettering Kurs – für das Protokoll im Stakeholder-Review ist das aber meistens Overkill.
Ob Papier oder iPad das bessere Werkzeug ist, ist ohnehin eine andere Debatte, die mit Zeichentalent nichts zu tun hat. Für alle, die inzwischen lieber digital arbeiten, lohnt sich ein Blick auf den Digital Lettering Kurs, um die Skills aufs iPad zu übertragen. Das Fundament bleibt trotzdem gleich: zuhören, verstehen, und dem Gehörten eine Form geben, die auch drei Tage später noch Sinn ergibt.
Wer das Ganze irgendwann live vor einer Gruppe am Whiteboard moderiert, merkt schnell, dass Facilitation eine eigene Disziplin ist – aber das ist nochmal ein anderes Thema als das eigene Meeting-Protokoll. Mein Nachbar Matthias, der genauso im Homeoffice sitzt wie ich, fragt beim Kaffee am Winterhuder Fährhaus trotzdem regelmäßig, wie weit ich mit der ganzen Sache bin, als wäre es ein Fitnessprogramm.
Neulich habe ich mein Notizbuch einfach von hinten nach vorne durchgeblättert, nur um zu sehen, was in der Woche eigentlich passiert ist – und plötzlich lag die ganze Woche auf ein paar Doppelseiten, lesbar, ohne dass ich mich an irgendetwas erinnern musste. Wer nach demselben Prinzip anfangen will: nicht mit dem schönsten Stift starten, sondern mit einem Rahmen, zwei Pfeilen und der Frage, welcher Satz im Meeting überhaupt ein Symbol verdient. Der Rest kommt von selbst – unabhängig davon, wie krumm die Linien noch sind.