Der Fineliner setzt an, drei Striche, ein Rechteck, während nebenan die Diskussion über genau den Agendapunkt weiterläuft, den ich fünf Minuten vorher schon für geklärt hielt. Mein Sketchnotes-Kurs (selbstzusammengestellt, Ende 2025, aus reiner Verzweiflung) war nie als Hobby gedacht. Er sollte meine Meeting-Struktur retten, bevor sie mich komplett auffrisst. Laut Kalender stecke ich 62 Prozent meiner Arbeitswoche in Meetings. Das ist keine Produktivität mehr, das ist ein Überlebenskampf gegen die eigene Vergesslichkeit.
Zwölf Bulletpoints auf einer Folie fühlen sich an wie eine Wand. Niemand erinnert sich an Punkt acht, wenn Punkt drei schon eine Diskussion losgetreten hat, die den Rest der Agenda über den Haufen wirft. Genau da liegt das Problem klassischer Agenden — sie behaupten eine Reihenfolge, die in einem SaaS-Alltag mit Stakeholdern, die zwischen Themen springen, selten hält.
Visuelle Notizen gegen die Bulletpoint-Wand
Statt einer Liste zeichne ich Container. Ein großer Rahmen für Status-Update, einer für Roadmap-Blocker, ein kleiner für Sonstiges am Rand. Das A4-Blatt — die 210 x 297 mm sind mein Sicherheitsnetz, falls etwas komplett danebengeht — wird so zur Landkarte statt zur Textwüste.
Was dahintersteckt, nennt sich in der Theorie Dual-Coding-Theorie. Wort und Bild zusammen verankern sich anders als Wort allein. Mehr Theorie brauche ich dafür nicht, der Effekt reicht mir als Beobachtung: große Themen bekommen große Rahmen, Kleinkram einen kleinen Kasten, fertig ist die Hierarchie.
Mein Fineliner hat eine Strichstärke von 0.5 mm, Standard, keine zitternde Hand erlaubt. Der Geruch vom frischen Stift ist nach dem dritten Strich schon wieder weg, kaum registriert, schon verflogen. Wenn ich die Agenda vorbereite, lege ich nicht nur fest, worüber wir reden, sondern wie viel Platz das Thema bekommt. Mehr Raum heißt wichtiger. Weniger Platz heißt: wird notfalls verschoben.
Audio-Mitschnitte haben nichts gebracht
Bevor ich bei Sketchnotes gelandet bin, habe ich Standups aufgenommen. Diktiergerät an, Meeting durch, Datei abgespeichert — und nie wieder angehört. Keine einzige der Aufnahmen aus zwei Monaten. Die Idee war gut gemeint, das Ergebnis ein digitaler Friedhof aus ungehörten Audiodateien.
Ein Kollege hat nach einem Stakeholder-Sync gefragt, ob er die gezeichnete Agenda vom Whiteboard abfotografieren darf. Er meinte, er habe die Meeting-Ziele zum ersten Mal wirklich gesehen, nicht nur gehört. Das saß. Mein Sketchnotes-Tagebuch, das ich eigentlich nur zur Selbsttherapie öffentlich führe, trifft offenbar einen Nerv, der über meinen eigenen Schreibtisch hinausgeht.
Seit Jahren braut ein Freund von mir im Keller sein eigenes IPA, mit der gleichen stoischen Hartnäckigkeit jedes Wochenende. Fragt man ihn, warum er dabei bleibt, zuckt er nur mit den Schultern — es funktioniert halt, also macht er weiter. So ähnlich fühlt sich mittlerweile mein Verhältnis zu Containern und Pfeilen an. Kein großes Warum mehr, nur: es funktioniert, also bleibe ich dabei.
Wie viel Struktur verträgt eine leere Agenda?
Diesen Sommer habe ich etwas riskiert, das ich den 'Un-Prepared'-Ansatz nenne. Statt die Agenda vorab fertig zu zeichnen, lasse ich sie halb leer. Nur die Container stehen, die Grundstruktur — Inhalte füllen die Teilnehmer live, während das Gespräch läuft.
Klingt für einen Product Manager, der eigentlich die Kontrolle behalten soll, nach einem schlechten Plan. Der Effekt ist trotzdem spürbar: aus passiven Zuhörern werden Leute, die die Agenda mitbauen. Wir starren nicht mehr auf eine fertige Wand, wir füllen gemeinsam fünf leere Kästen.
Nicht jeder Versuch geht gut aus. Bei einem Planning im Frühsommer habe ich technische Abhängigkeiten als Pfeilgewirr zwischen sechs Kästen dargestellt. Ergebnis: ein Blatt, das selbst ich nach zehn Minuten nicht mehr entziffern konnte, und ein Teamlead, der fragte, ob das ein Kabelplan sei. Blatt zerknüllt, neu angefangen, diesmal mit nur zwei Pfeilen. Es geht nicht um Kunst, es geht um Klarheit — und manchmal eben erst im zweiten Anlauf.
Den Stift schon vor dem Meeting ansetzen
Woche 12, Review-Termin, 90 Minuten Rückblick auf das Quartal. Ich zähle, wie oft ich währenddessen aufs Blatt schaue statt aufs Handy: dreimal. Früher, mit reinem Textprotokoll, wäre es eher zwanzigmal gewesen, dazu die übliche Sucherei nach der richtigen Stelle im Dokument.
Mittagspause, kurzer Umweg durchs Schanzenviertel, bevor der nächste Termin beginnt — genug Zeit, um den nächsten Agenda-Rahmen im Kopf schon vorzuskizzieren, bevor der Stift überhaupt das Papier berührt. Produktivität als PM messe ich inzwischen nicht mehr in Stunden im Kalender, sondern in Rahmen, die vor dem Meeting schon stehen.
Für die spätere Dokumentation gilt das Gleiche: Wer schon bei der Agenda sauber in Product Release Notes visuell aufbereiten denkt, muss hinterher weniger nacharbeiten. Manchmal bereite ich das auch digital vor, wenn ich remote arbeite — wer neugierig ist, findet dazu mehr unter Digitale Sketchnotes am Tablet erstellen, auch wenn mir Papier nach wie vor lieber ist.
Ein Rahmen um eine Überschrift schafft mehr Ordnung als jede verschachtelte Liste. Das ist die einzige Regel, die seit Woche 12 bei mir nicht mehr gebrochen wurde: Struktur kommt vor Inhalt, nicht umgekehrt.