Fünf Formen. Mehr braucht eine Sketchnote für eine Projektübergabe nicht, um auf einer A4-Seite zu funktionieren — Punkt, Linie, Kreis, Viereck, Dreieck. Klingt nach zu wenig für ein SaaS-Projekt mit einem Dutzend Stakeholdern. Ist es nicht: Der Rest ist Anordnung, nicht Talent.
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Sketchnotes verändern den SaaS-Workflow bei Übergaben
Der Irrglaube hält sich hartnäckig in fast jedem Projektteam: mehr Dokumentation bedeutet weniger Rückfragen bei der Übergabe. Ich bin selbst lange davon ausgegangen: mein letztes Übergabedokument in Confluence hatte zehn Seiten, und mein Nachfolger hätte den Tab vermutlich nach dem ersten Scrollen wieder geschlossen. Text ist sequenziell, das Gehirn muss ihn Zeile für Zeile entschlüsseln. Visuelle Notizen drehen das um: Eine Box mit drei Pfeilen liest sich fast auf einen Blick. Genau darum geht es bei Projektübergaben im SaaS-Umfeld — nicht um Kunst, sondern um Informationen, die sich schneller entschlüsseln lassen.
Wissenstransfer zwischen Team-Mitgliedern funktioniert nicht über Vollständigkeit, sondern über Struktur — das ist im Kern das Prinzip hinter jeder guten Übergabe, egal ob gezeichnet oder nicht. Bei einer Übergabe für ein neues Feature-Set habe ich einmal mitgetippt wie wild, Wort für Wort, bis ich drei Seiten Text hatte und trotzdem kein Gefühl für die Architektur dahinter.
Seitdem ordne ich Informationen nicht mehr untereinander an, sondern in Containern: Kästen, Pfeile, kleine Symbole für die beteiligten Stakeholder.
Fünf Grundformen statt Bullet-Points
Mehr als diese fünf Formen brauche ich für die wenigsten Übergaben: Punkt, Linie, Kreis, Viereck, Dreieck. Ein Viereck markiert ein System oder ein Team, ein Pfeil eine Abhängigkeit, ein Kreis einen offenen Punkt. Das Vokabular bleibt klein, aber jeder im Team erkennt es nach der ersten gemeinsamen Seite wieder.
Wie ich die Formen auf dem Blatt anordne, sagt oft mehr als die Formen selbst — was oben links steht, lese ich als wichtig, was klein in der Ecke hängt, als Randnotiz.
Ob daraus ein Zeitstrahl, ein Raster oder ein Baum wird, hängt vom Projekt ab und nicht von einer festen Vorlage, die ich stur durchziehe.
Warum war die Post-it-Wand nach dem nächsten Sprint leer?
Bevor ich beim Zeichnen gelandet bin, habe ich es mit einer Post-it-Wand am Schreibtisch versucht — eine Spalte pro Kategorie, ein Zettel pro Entscheidung, pro offener Frage, pro Risiko. Der Kiefernholz-Schreibtisch im Homeoffice in Eimsbüttel hatte dafür kaum Fläche übrig: links der zweite Monitor, rechts daneben ohnehin schon das Notizbuch, und die Zettel haben sich irgendwann über beides gelegt. Nach dem nächsten Sprint war die Wand leer — nicht weil alles erledigt war, sondern weil jemand aufgeräumt hat, bevor ich die Zettel irgendwo gesichert hatte.
Hauke, unser Scrum Master, hat sich die leere Wand genau einmal angesehen und mir danach keine Mail geschrieben, sondern eine Sprachnachricht — er macht das grundsätzlich so —, in der er vorschlägt, die Kategorien stattdessen auf eine einzige gezeichnete Seite zu bringen.
Der Umstieg hat funktioniert, aber nicht, weil ich plötzlich besser zeichnen konnte, sondern weil eine gezeichnete Seite nicht aufgeräumt werden kann, ohne dass ich es sofort merke. Fehler in Sketchnotes sind dabei selten das eigentliche Problem — meistens ist es das System drumherum, das den nächsten Sprint nicht übersteht.
Im Sprint-Review beugt sich neulich die Designerin über meine Schulter und fragt, ob sie ein Foto von der Seite machen darf — für ihr eigenes Board. Ich kombiniere die fertige Übergabe seitdem oft mit einer visuellen Meeting-Zusammenfassung aus dem Sprint davor, weil beide zusammen dem nächsten Team-Mitglied mehrere Rückfragen auf einmal ersparen.
Präzision bedeutet in SaaS-Projekten etwas anderes als in der Chirurgie
In der Chirurgie oder der Luftfahrt wäre meine Bildsprache gefährlich unscharf — dort muss jedes Symbol genormt und eindeutig sein, weil ein Missverständnis echte Konsequenzen hat. Im SaaS-Projektmanagement bringt eine leicht schiefe Box dagegen niemanden in Gefahr, höchstens eine falsch gelesene Deadline.
Wenn ich eine Software Architektur visuell darstelle, geht es nicht um ein hübsches Diagramm, sondern um das richtige Abstraktionslevel — wie viel Detail ich einem Entwickler zeige, bevor die Zeichnung selbst unlesbar wird. Das eigentliche Ziel bleibt bei jeder Übergabe dasselbe: dass jemand versteht, wo die Daten fließen, ohne mich danach fragen zu müssen.
Wer keinen Design-Hintergrund hat wie ich, kommt mit denselben fünf Grundformen erstaunlich weit, denn es geht nirgendwo um schöne Buchstaben. Dafür gäbe es den Handlettering Kurs, der für meinen Job aber viel zu langsam wäre — schöne Serifen bringen in einem Sprint-Review niemandem etwas.
Sobald ich aufs iPad umsteige, wird vermutlich der Digital Lettering Kurs interessant, weil Procreate und Apple Pencil ein anderes Set an Grundlagen brauchen als Papier und Fineliner. Bis dahin bleibe ich beim analogen Blatt — kein Akku, keine Software, die zickt, während gerade ein Stakeholder seine Prioritäten verschiebt.
Rainer, ein Stammleser aus einer Sketchnotes-Facebook-Gruppe, schickt mir inzwischen regelmäßig Fotos seiner eigenen Notizzettel — meistens ohne ein einziges Wort dazu. Trotzdem sehe ich an der Anordnung sofort, an welcher Übergabe er gerade sitzt: Boxen oben, offene Fragen als Kreise am Rand, erledigte Punkte durchgestrichen.
Boxen zählen inzwischen mehr als Seiten, wenn ich eine Übergabe vorbereite — nicht wie viel ich aufgeschrieben habe, sondern wie viele Entscheidungen sich auf einen Blick erfassen lassen. Das ist die einzige Kennzahl, die bei einer Übergabe wirklich zählt.