Der Fineliner kratzt über die Ecke des Blocks, während Hauke im Call schon den dritten Punkt der Agenda abhakt. Ein Kreis um sein Kürzel, eine Linie zum nächsten Kästchen: Sketchnotes statt Mitschrift, mitten im wöchentlichen Planning. Vor ein paar Monaten hätte ich stattdessen getippt: drei Absätze, sieben Bulletpoints, die niemand liest. Jetzt sind visuelle Notizen mein Standard für jede Team-Kommunikation, die den Sprung vom Meeting in den Slack-Channel schaffen soll, ein Nebenprojekt aus reiner Verzweiflung im Produktmanagement-Alltag, das langsam unsere Meeting-Kultur verschiebt.
Bevor die Zeichnungen kamen, hatte ich es mit einer Notion-Datenbank versucht. Eigene Properties für jedes Meeting, Tags für Entscheidungen, eine schöne Struktur auf dem Bildschirm. Nach einer Woche habe ich die Datenbank kein einziges Mal wieder geöffnet. Zu viele Klicks zwischen mir und der Information, die ich eigentlich nur schnell noch mal sehen wollte.
Der Punkt, an dem unsere Meeting-Kultur an Textprotokollen scheiterte
Der Auslöser lag woanders, aber genauso konkret: Ende 2025 habe ich gemerkt, dass ich 62 Prozent meiner Arbeitswoche in irgendeiner Form von Meeting verbringe. Über die Hälfte meiner Zeit ging in Kommunikation, die innerhalb eines Tages verdampfte, weil meine Notizen unleserlich waren. Kein Design-Hintergrund, keine Zeichenausbildung — nur ein Product Manager, der irgendwann angefangen hat, Kästchen um Wörter zu malen, damit er seine eigenen Gedanken wiederfindet.
Also der Fineliner. Ein Blatt im Format DIN A4, dazu ein besonders zähes Architektur-Meeting im März als erster Versuch. Statt mitzuschreiben, was gesagt wurde, habe ich die drei wichtigsten Entscheidungen in Rahmen gefasst. Keine Kunst — nur Struktur.
Fünf Grundformen für jede Sketchnote
In den ersten Wochen dachte ich, ich bräuchte ein eigenes Icon für jedes Konzept. Ein Fehlschluss. Mein System basiert heute auf fünf Grundformen: Punkt, Linie, Kreis, Quadrat, Dreieck. Quadrate stehen für Entscheidungen, Kreise für Personen und Stakeholder, Pfeile verbinden die Logik dazwischen.
Vor ein paar Wochen habe ich versucht, einen ganzen Sprint-Review rein visuell zusammenzufassen. Zu viel auf einmal, die Seite kippte ins Chaotische, und mittendrin hat ein Kollege im Vorbeigehen gefragt, ob das ein Kreis oder ein sehr rundes Quadrat sein soll. Keiner hat mir gesagt, dass er die Hälfte der Symbole nicht entziffern konnte, bis ich selbst gemerkt habe: die Struktur zählt irgendwie mehr als die Zeichnung.
Immerhin hat es niemand fotografiert. Diesmal.
Ich zeichne im Meeting nicht mehr live mit
Zuzuhören und gleichzeitig zu zeichnen geht bei mir nicht gut zusammen. Als PM muss ich Stakeholdern in die Augen schauen, Zwischentöne mitbekommen, eingreifen, wenn die Diskussion abdriftet. Ein Stift in der Hand lenkt genau in dem Moment ab, in dem ich am meisten präsent sein müsste.
Also entsteht die Zusammenfassung zehn Minuten später, nicht während der Sitzung — am Kiefernholztisch, unbehandelt, mit den Gebrauchsspuren der letzten Monate. Der zweite Monitor läuft links weiter, das Notizbuch liegt rechts neben der Maus, immer an derselben Stelle. Im Regal darüber stapeln sich drei angefangene Notizbücher und ein loses Sortiment an Fineliner-Packungen, die ich nie ganz aufbrauche, bevor das nächste anfängt. Durchs Fenster zum Hof kommt nie direkte Sonne, nur ein gleichmäßiges, mattes Licht — praktisch, weil auf dem glatten Papier keine Reflexion stört. Diese Trennung erlaubt es mir, im Meeting hundert Prozent präsent zu sein und danach in Ruhe die Essenz herauszudestillieren. Das ist der Unterschied zwischen hektischem Gekritzel und einer visuellen Zusammenfassung, die den Wissenstransfer im Team verbessern kann.
Woche fünf: ein ruhiger Blick zurück
In Woche fünf blättere ich abends zurück bis Montag. Fünf Tage liegen auf drei, vier Seiten vor mir, ohne dass ich einen einzigen Tab öffnen oder in einem Slack-Thread suchen muss. Kein großer Aha-Moment, halt eher eine ruhige Feststellung beim Blättern: die Woche ist wirklich noch da, greifbar, in der Reihenfolge, in der sie passiert ist.
Das Notion-Experiment hätte das nie geliefert: so viele Klicks, so wenig Überblick. Bei Papier sehe ich die Struktur einer ganzen Woche auf einen Blick, ohne einen Screen anzufassen. Kein Ranking, keine Suche, nur die Seiten, so wie ich sie damals gefüllt habe. Bis dahin musste ich sowieso erst meine Angst vor dem Zeichnen im Meeting hinter mir lassen, bevor ich mich getraut habe, die Skizzen überhaupt in den Slack-Channel zu stellen.
Was bleibt, wenn das nächste Sprint-Chaos losgeht?
Was ich nebenbei mitnehme, passt nicht in einen Satz, also nur Stichworte: wie viel Hierarchie ein einzelner Rahmen ins Chaos bringt. Ein kleines Icon-Vokabular, das ich mittlerweile ohne Nachdenken zeichne. Wie viel schneller reines Capture ohne Zeichentalent geht, wenn man den künstlerischen Anspruch fallen lässt. Die Layoutfrage für IT- und SaaS-Projekte, bei der offenbar jedes Team sein eigenes Template braucht. Papier oder iPad — bei mir bleibt es analog, aus Gewohnheit, nicht aus Überzeugung. Farbcodierung nur sparsam, sonst sieht jede Seite aus wie ein Malkasten. Dass Sketchnoting nichts mit Handlettering zu tun hat, auch wenn Kollegen die beiden ständig verwechseln. Wie ich in Online-Meetings überhaupt fokussiert bleibe. Ob Zuhören und Zeichnen sich gegenseitig stärken oder ausbremsen. Wie ich Prozesse für Stakeholder als Fluss zeichne statt als Tabelle. Und ob ich mich irgendwann traue, einen ganzen Workshop am Whiteboard so zu moderieren.
Rainer, ein Stammleser aus einer Sketchnotes-Gruppe auf Facebook, schickt mir seit Wochen kommentarlos Fotos seiner eigenen Zettel. Ich weiß bis heute nicht, ob das Zustimmung oder Verzweiflung bedeutet — vermutlich beides, je nach Woche.
Hauke schreibt mir nach dem Planning wie üblich keine Mail, sondern eine anderthalbminütige Sprachnachricht, in der er erklärt, warum an dieser Stelle ein Kreis besser gewesen wäre als mein Quadrat. Ein Kollege hat mich neulich im Flur gefragt, ob ich ihm die Zeichnung von gestern noch mal schicken kann — nach dem Protokoll hat in derselben Woche niemand gefragt. Genau da liegt die eigentliche Lektion nach fünf Wochen: Die Zeichnung muss nicht schön sein. Sie muss nur schneller wiederzufinden sein, als der Text es je war.