Der Marker quietscht über den dritten Container in zwei Minuten. Zwölf Köpfe heben sich gleichzeitig vom Bildschirm. Dieser Moment ist der Grund, warum wir Sprint Reviews inzwischen anders aufbereiten: nicht mit Folien, sondern mit einer Sketchnote, die während des Meetings selbst entsteht. Die Methode ist kein Designtrick, sondern ein Werkzeug für visuelle Kommunikation im SaaS-Stakeholder-Alltag.
Kurzer Punkt vorab, weil er zur Einordnung gehört: Die Kurse, die hier verlinkt sind, nutze ich selbst im PM-Alltag. Kaufst du darüber, bekomme ich eine Provision — am Preis ändert das für dich nichts. Empfohlen wird nur, was den eigenen Workflow tatsächlich entlastet hat.
Warum Bulletpoints im Sprint Review scheitern
Das Grundproblem im SaaS-Umfeld ist Abstraktion. Wir sprechen über Inkremente, Microservices und User Stories — Begriffe, die in einem Scrum-Rahmenwerk klar definiert sind, für einen Sales-Director am Ende des Quartals aber wenig bedeuten. Das Review selbst ist im Scrum Guide als informelles Treffen gedacht. In der Praxis wird daraus oft eine Demo-Show, bei der niemand mehr zuhört, sobald die vierte Folie lädt.
Bevor ich auf Sketchnotes umgestiegen bin, hatte ich eine Google-Docs-Tabelle als feste Protokollvorlage im Einsatz. Jede Zeile ein Task, jede Spalte ein Status — auf dem Papier eine saubere Idee. Nach dem dritten Meeting war die Tabelle so vollgetragen mit Nachträgen und Verschachtelungen, dass ich selbst nicht mehr wusste, welche Zelle zu welchem Feature gehörte. Niemand im Team hat sie je wieder geöffnet.
Der Wechsel kam über Techniken aus dem Sketchnotes Kurs, nicht weil ich Kunst produzieren wollte — dafür fehlt mir Talent und Zeit — sondern weil ein einfacher Container um ein Feature eine visuelle Hierarchie schafft: Was zuerst ins Auge fällt, wird zuerst verstanden. Ein dicker Pfeil zur Datenbank reicht oft, um eine ganze Diskussion abzukürzen.
Die drei Bausteine einer funktionalen Sprint-Review-Sketchnote
Baustein eins ist das Symbol-Set: ein Käfer für Bugs, ein Stern für Features, ein Quadrat für ein technisches Ticket — eine kleine, wiederverwendbare Bildsprache, die das Gehirn in Sekundenbruchteilen kategorisiert, eigentlich ganz ohne Text zu lesen.
Zweiter Baustein sind Verbindungen. Ein Pfeil zwischen zwei Containern zeigt Datenfluss oder Abhängigkeit, ohne dass ich den Satz "das Frontend wartet auf die API" tatsächlich zu Ende sprechen muss — die Linie übernimmt die Grammatik.
Dritter Baustein ist Fehlertoleranz. Ein schiefer Container stört nicht, im Gegenteil — er signalisiert, dass hier gerade live etwas entsteht und noch Feedback aufnehmen kann. Eine zu glatte Zeichnung wirkt im Review schnell wie eine fertige Entscheidung, die niemand mehr infrage stellen soll.
Vorbereitet wird das Ganze meistens schon am Schreibtisch, nicht erst im Meeting selbst. Der zweite Monitor steht links, das A5-Notizbuch liegt rechts davon direkt neben der Maus — dort entsteht die Grobstruktur, bevor irgendjemand reinkommt: Spalten, Zonen, wo welcher Stakeholder-Punkt landet. Wer ohnehin Richtung iPad schielt, kann sich den Digital Lettering Kurs ansehen, um Ebenen-Logik und Export-Workflow in Procreate zu verstehen — ersetzt aber nicht die Grundtechnik, sondern baut auf ihr auf.
Live mitzeichnen vor der Geschäftsführung: Was wirklich zählt
Sobald der Marker die erste Linie zieht, passiert im Raum etwas Physisches — Blicke lösen sich vom Bildschirm, kurz, aber zuverlässig. Das ist kein Zufall: Eine Linie, die gerade erst entsteht, zieht Aufmerksamkeit anders an als eine Folie, die schon zehn Sekunden stillsteht.
Eine Leserin, Sina Gottwald, hat mir dazu geschrieben und zuerst gefragt, wie sich das von ihrer eigenen Methode mit Notizzetteln an der Wand unterscheidet. Die Antwort liegt im Zuhören: Ich schreibe nicht alles mit, sondern wähle während des Sprechens aus, was eine Linie wert ist — der Rest bleibt gesagt, aber ungezeichnet.
Was dabei nie aufs Whiteboard kommt, sind konkrete Kundennamen oder interne Kennzahlen — eine Grenze, die ich mir in SaaS-Stakeholder-Runden bewusst setze, weil eine Sketchnote oft fotografiert und weitergereicht wird, ohne dass sich das danach noch kontrollieren lässt.
Papier oder iPad — was eignet sich besser für den Review?
Papier bleibt bei mir die Standardwahl für den Review selbst — kein Gerät, das hochfahren muss, kein Akku, der genau in der falschen Sekunde leer ist. Die Struktur dahinter lässt sich trotzdem vorbereiten, unabhängig vom Medium: Wer sich vorab eine Meeting Agenda visuell vorbereiten will, gewinnt genau diesen Vorsprung — die Zonen auf dem Blatt stehen schon fest, bevor die erste Frage kommt.
Sketchnotes und Lettering werden oft verwechselt, sind aber verschiedene Baustellen: Sketchnotes liefern Struktur und Tempo, Lettering liefert schöne Buchstaben — für einen Sprint Review zählt ausschließlich Ersteres.
Gisa, UX Lead aus dem Nachbarbereich, hat erst laut gezweifelt, ob ein einfacher Fineliner das überhaupt leisten kann, bevor sie es selbst ausprobiert hat — ihre übliche Reaktion auf neue Tools. Inzwischen zeichnet sie ihre eigenen Flows mit demselben Stift. Die Einschränkung ist eigentlich simpel: Eine zu feine Spitze zwingt zu kleinen Symbolen, eine zu dicke macht jeden Container zum Klecks.
Wo die Methode an ihre Grenzen stößt
Für reine Protokollierung — wer hat was bis wann zugesagt — bleibt Text nach wie vor schneller, Sketchnotes sind kein Ersatz für ein Ticket-System. Wo Farbe ins Spiel kommt, nutze ich sie sparsam: Rot für Risiko, Grün für erledigt, alles andere bleibt Schwarz, damit Farbe tatsächlich eine Bedeutung trägt und nicht nur bunt aussieht.
Im Montags-Standup reicht die komplette Taskverteilung der Woche inzwischen auf die halbe Seite meines A5-Notizbuchs — der Rest war offenbar immer schon Rauschen. Genau darum geht es auch, wenn ich Stakeholder Erwartungen visuell manage: nicht mehr Information, sondern weniger davon, dafür an der richtigen Stelle. Wer ganz am Anfang steht und keine Design-Vorkenntnisse hat, findet im Sketchnotes Kurs eine Struktur, die genau darauf aufbaut.
Die Wolken-Icons sehen bei mir bis heute aus wie Kartoffeln. Solange der CTO weiß, dass diese Kartoffel die Cloud-Infrastruktur darstellt, reicht das für den Zweck völlig aus. Wer die eigene Handschrift danach noch etwas leserlicher machen will, kann sich zusätzlich den Handlettering Kurs ansehen — für den reinen Review-Alltag braucht es ihn nicht, aber als Ergänzung schadet er nicht.